Notulen van bestuursvergaderingen zijn juridische documenten en zijn beschikbaar voor publieke inspectie, waardoor ze belangrijke documenten zijn voor een bedrijf of een ander type organisatie. Hoe formeler ze zijn, des te belangrijker is dat ze door het bestuur worden goedgekeurd voordat ze worden verspreid. Het gebruik van een paar eenvoudige praktische tips voor het opnemen en goedkeuren van minuten zal u helpen dit proces te stroomlijnen en het papierwerk te verminderen.
Bekijk het proces voor het opnemen van vergadermomenten opgelegd door de organisatie. Velen volgen Robert's Rules of Orders, zodat de secretaresse van de opname een sjabloon kan gebruiken en een sjabloon kan volgen voor het maken van notities en het maken van de laatste minuten. Vraag wanneer en of je de namen moet opnemen van leden van het bestuur die opmerkingen maken of vragen stellen, of dat je hun privacy moet beschermen. U moet bijvoorbeeld schrijven: "Er is besproken dat onze concurrent, XYZ Corporation, misleidende advertenties gebruikte en contact moest opnemen met de FTC," in plaats van "Bob Smith verklaarde dat hij geloofde dat onze concurrent XYZ Corporation gebruikte misleidende reclame en de FTC moeten worden gecontacteerd. Debbie Jones en Hank Johnson zijn het daarmee eens. '
Zorg ervoor dat u de minuten nauwkeurig noteert. Vraag de bestuursleden om te stoppen met praten of de voorzitter om te wachten voordat ze een nieuwe discussie beginnen wanneer je een achterstand oploopt in je notities. Leden vragen informatie die u niet duidelijk vindt te herhalen of te verduidelijken. Herhaal de bewegingen die bestuursleden maken, inclusief zowel een originele beweging als de uiteindelijke gewijzigde versie, telkens wanneer een beweging wordt geïntroduceerd. Doe dit ongeacht of de beweging wordt gedetacheerd en of deze wordt aangenomen. Noteer de totalen van alle stemmen, in plaats van simpelweg te verklaren dat er een stem is aangenomen.
Stuur de notulen naar de voorzitter van de raad, uitvoerend directeur of directiecomité voordat u ze naar het voltallige bestuur stuurt als dat de procedure van uw organisatie is. Nadat u de goedkeuring hebt ontvangen om de notulen naar het volpension te sturen, stuurt u het document naar elk bestuurslid, ongeacht of zij de vergadering heeft bijgewoond en of zij aanwezig zal zijn op de vergadering waarop de notulen worden goedgekeurd. Verstuur de notulen vroeg genoeg zodat de bestuursleden ze kunnen lezen, vragen kunnen stellen over hen, onderzoek kunnen bespreken en om verduidelijking kunnen vragen.
Op de volgende bestuursvergadering die een quorum vormt, laat de voorzitter of welk bestuurslid dan ook de volgende vergadering lopen om een motie voor het bestuur te maken om de notulen goed te keuren. Een quorum is het minimum aantal bestuursleden dat nodig is om officiële actie te ondernemen. Wacht tot de motie wordt gedetacheerd en laat de gespreksleider de discussie openen. Vraag tijdens de discussie of een beweging moet worden gemaakt, gedetacheerd en goedgekeurd als er wijzigingen of correcties in de notulen moeten worden aangebracht. Na de discussie, of als er geen discussie is, laat de vergaderingleider de vraag stellen of stem je in met het goedkeuren van de notulen.
Tips
-
Controleer of uw organisatie een verordening of een andere regel heeft met betrekking tot de datum waarop bestuursleden notulen moeten ontvangen.
