De jaarlijkse algemene vergadering (AVA) is een ontmoeting met bestuursleden, aandeelhouders, beleggers en senior management om fiscale informatie te herzien en belangrijke beslissingen en wijzigingen die in het voorgaande jaar zijn aangebracht, te dekken. AVM-notulen worden opgesteld als een verslag van de vergadering en bevatten specifieke details over belangrijke beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen en opmerkingen over gekozen functionarissen. De notulen worden meestal toegevoegd aan een appendix van verslagen die tijdens de vergadering zijn besproken of gepresenteerd.
Typ de naam van uw organisatie, gevolgd door 'Annual General Meeting Minutes'. Typ vervolgens de volledige datum en tijd waarop de vergadering is gestart en de locatie van de vergadering. De locatie moet de naam van de vergaderruimte bevatten en de locatie waar de vergadering wordt gehouden.
Schrijf de preambule. Gebruik het Romeinse cijfer "I" gevolgd door de term PREAMBLE om deelnemers te introduceren. Maak een lijst van alle leden die de vergadering bijwonen, te beginnen met de president. Vermeld dan de aanwezige vice-president, penningmeester, secretaris en uitvoerende leden. Voor dit gedeelte kunnen volledige namen of eerste begin- en achternaam worden gebruikt.
Lijst waarnemers en excuses. Als er aanwezigen aanwezig zijn in de vergadering die geen officieren of commissieleden zijn, kunnen ze worden vermeld als een waarnemer of een verontschuldiging. Als niemand in een van beide categorieën valt, geeft u voor elk 'nul' op.
Voer de notulen van de vorige vergadering in. Gebruik het Romeinse cijfer "II" gevolgd door NOTULEN VAN VORIGE VERGADERING voor dit gedeelte. Geef eventuele moties aan die zijn verplaatst, gedetacheerd en overgedragen aan de huidige vergadering.
Introduceer de rapporten van de vergadering. Begin dit gedeelte met het Romeinse cijfer "III" gevolgd door RAPPORTEN. Noteer de rapporten afzonderlijk als bijlage-items.
Leg het verkiezingsproces vast. Gebruik het Romeinse cijfer "IV" om verkiezingen aan te geven voor terugkerende officieren, de president, vice-president, secretaris, penningmeester en eventuele andere gekozen functionarissen. Voor elke kandidaat moet je opnemen: de persoon die is genomineerd; voor wie ze zijn genomineerd; die de nominatie heeft gedetacheerd; en of de kandidaat de nominatie heeft geweigerd of geaccepteerd. De gekozen officier zal dan als zodanig binnen de minuten worden vermeld.
Leg de verkiezingen voor openbare officieren vast. Als u openbare functionarissen kiest, moet u de naam van de genomineerde vermelden, evenals de personen die de functionaris hebben benoemd en gedetacheerd.
Geef een lijst met alle moties die zijn doorgegeven of gepresenteerd tijdens de vergadering. Een motie is een stem voor of tegen een bepaald beleid of besluit en kan in de loop van de vergadering worden gepresenteerd. Noem een van deze discussies in de notulen en geef aan of de motie is aangenomen of is verworpen.
Neem "Overige zaken" op. Geef onder Roman V "een overzicht en een samenvatting van alle discussies of gebeurtenissen die plaatsvonden in de vergadering buiten de verkiezingen en introducties. Een opsommingsteken of 2 tot 3 zinnen over elk item is meestal voldoende om te worden beoordeeld tijdens de volgende vergadering.
Lijst van appendixinformatie en financiële gegevens. Het laatste deel van de AVA-minuten moet bijlagen bevatten waarnaar eerder in de notulen is verwezen en eindigt met een samenvatting van financiële gegevens zoals verstrekt door de penningmeester.
Tips
-
De AVA wordt doorgaans elk jaar gehouden om de leden van de activiteiten van het afgelopen jaar te informeren en verkozen ambtenaren en openbare functionarissen voor het komende jaar. Kopieën van de AVM-notulen kunnen kort na de vergadering worden verspreid onder alle aanwezigen. De secretaris moet mogelijk een exemplaar van de AVA-minuten ter beoordeling aan de volgende vergadering verstrekken.
