Accounting is het registreren, analyseren en rapporteren van gebeurtenissen die van wezenlijk belang zijn voor een bedrijf. Accounts bevatten records van wijzigingen in activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven. De gebruikelijke reeks stappen in het opnameproces omvat analyse, voorbereiding van journaalboekingen en het posten van deze boekingen in het grootboek. Latere boekhoudprocessen omvatten het voorbereiden van een proefbalans en het opstellen van financiële overzichten.
Basisprincipes: Debet en credits
Debiteringen en tegoeden zijn de elementaire accountingtools voor het wijzigen van accounts. Debiteringen verhogen de activum- en onkostendeclaraties en verlagen de verplichtingen voor verplichtingen, eigen vermogen en opbrengsten. Kredieten verhogen de verplichtingen-, aandelen- en opbrengstenrekeningen en verlagen de activum- en onkostendeclaraties. Debiteringen en tegoeden bevinden zich respectievelijk aan de linker- en rechterzijde van een T-account, de meest eenvoudige vorm van weergave van een account.
Analyse
De eerste stap in het registratieproces is om de transactie te analyseren, de boekingen te bepalen en ze in de juiste rekeningen te registreren. De analyse omvat een onderzoek van het papieren of elektronische record van de transactie, zoals een factuur, een verkoopbewijs of een elektronische overdracht. Veel voorkomende transacties omvatten de verkoop van producten, het leveren van diensten, het kopen van benodigdheden, het betalen van salarissen, het kopen van advertenties en het opnemen van rentebetalingen. Bij accrual accounting moeten bedrijven transacties registreren in dezelfde periode waarin ze zich voordoen, ongeacht of contant geld van eigenaar wisselt. Omzet- en onkostentransacties zijn van invloed op de overeenkomstige resultatenrekening, evenals balansrekeningen. Sommige transacties kunnen alleen de balansrekeningen beïnvloeden.
Journaalboekingen
Journaalboekingen zijn de tweede stap in het opnameproces. Een journaal is een chronologisch overzicht van transacties. Een boeking bestaat uit de transactiedatum, de debet- en creditbedragen voor de betreffende accounts en een korte memo die de transactie toelicht. De journaalposten voor een contante verkooptransactie zijn bijvoorbeeld het crediteren (verhogen) van verkopen en debiteren (verhogen) van contanten. Journaalboekingen maken alle effecten van een transactie op één plaats bekend. Ze zijn ook handig bij het opsporen en corrigeren van fouten omdat de debet- en creditbedragen aan het einde van een periode moeten worden verrekend.
Posten naar Ledger
De derde en laatste stap in het registratieproces is om de journaalboekingen in het grootboek te plaatsen, dat samenvattende records van alle accounts bevat. Elke record heeft velden voor transactiedatum, opmerkingen, debiteringen, kredieten en uitstaande saldo. In het eerdere verkooptransactievoorbeeld omvat het boekingsproces het invoeren van een kredietbedrag voor de verkooprekening, een debetbedrag voor de geldrekening en het bijwerken van de respectieve saldi. Het grootboek kan de vorm hebben van een bindmiddel, indexkaarten of een softwaretoepassing.
