Computers zijn een feit van het dagelijks leven. Het is moeilijk om een bedrijf te bedenken dat geen computer gebruikt. Computers hebben het voor veel accountants in de boekhouding gemakkelijker gemaakt. Maar er zijn ook punten van zorg waarvan de gebruiker op de hoogte moet zijn.
Boekhouding voor computers
Vóór de komst van computers werd boekhoudwerk handmatig ingevoerd in grootboeken. Voor de verschillende rekeningen werden aparte journaals bijgehouden, inclusief vorderingen, crediteuren, voorraadadministratie, enzovoort. Het was een duur, arbeidsintensief en langzaam proces. Later werden rekenmachines gebruikt om te helpen bij het nummeren van cijfers en facturen. Maar de methoden waren nog steeds traag en vol fouten. Veel fouten werden gemaakt gewoon vanwege slecht handschrift of verkeerde berekeningen.
Gebruik van computers in de boekhouding
Tegenwoordig rennen bedrijven razendsnel. Een wereldwijd bedrijfsklimaat vereist nog snellere gegevensverwerking. Zowel grote als kleine bedrijven profiteren van boekhoudsoftwareprogramma's. Geautomatiseerde spreadsheets bieden gebruikers realtime directe toegang tot grootboekinformatie over debiteuren, crediteuren, voorraadniveaus, status van inkooporders, verkoop en arbeidskosten.
Voordelen van Computers
Twee voordelen die computers bieden aan bedrijven zijn snelheid en flexibiliteit. Boekhoudfuncties zijn veel eenvoudiger in te vullen en vergen minder arbeid wanneer ze door de computer worden gedaan. Herhaalde boekhoudfuncties met dubbele invoer zijn nauwkeurig en worden snel en gemakkelijk uitgevoerd. Als een manager een specifieke bedrijfsstrategie wil uitproberen, zoals het uitbreiden van een productielijn, kan hij snel verschillende scenario's uitvoeren met behulp van een computerprogramma en zijn opties analyseren.
Nadelen van computers
Terwijl het gebruik van computers snelheid en gemak biedt, zijn er enkele nadelen. Computers zijn alleen zo goed als de informatie die ze krijgen en kunnen geen fouten in invoer of logica onderscheiden. Gebruikers kunnen gemakkelijk computers manipuleren om te verduisteren van het bedrijf. Accountants moeten stappen ondernemen om bedrijfsgegevens te beschermen tegen misbruik, schade of hacking.
