Elke persoon die de leiding heeft over het runnen van een organisatie moet over sterke administratieve vaardigheden beschikken, die zowel organisatorische als technische vaardigheden omvatten. Veel organisaties huren administratieve assistenten in om ervoor te zorgen dat het werk op een georganiseerde en efficiënte manier wordt voltooid. Deze assistenten helpen hun organisaties met elementair technisch werk, zoals het opzetten van PowerPoint-presentaties en het opslaan van gegevens in computerdatabases. Het werk van een administratief assistent is verbeterd door geavanceerde computertechnologie en effectieve voice-messaging-systemen. Organisatorische vaardigheden zoals timemanagement en communicatieve vaardigheden zijn ook belangrijke administratieve vaardigheden.
Computer vaardigheden
Op de moderne werkplek vereisen administratieve vaardigheden computervaardigheden. Effectieve beheerders hebben basissoftware voor het bedrijf onder de knie, waaronder PowerPoint, Excel, Outlook en Word. Volgens Karen Porter, een loopbaancoach voor professionals, moeten administratieve assistenten beschikken over snel typevermogen en effectieve internetonderzoekers zijn. Moderne administratieve assistenten doen uitgebreide desktop publishing en werken nauw samen met printcentra.
Management vaardigheden
Een persoon met sterke administratieve vaardigheden heeft het vermogen om haar eigen tijd en ook de tijd van anderen te beheren. Ze moet werkprioriteiten voor verschillende mensen organiseren en werken aan planning en kalenderbeheer. Naast tijdmanagement, wordt van managers met een bestuurlijke vaardigheid soms verwacht dat zij leiderschapsvaardigheden vertonen, het team motiveren en helpen bij het oplossen van conflicten.
Schrijfvaardigheden
Een persoon met administratieve vaardigheden kan schriftelijke rapporten opstellen die de ideeën en doelen van de organisatie effectief overbrengen. Ze kan ideeën zo uiten dat teamleden duidelijk begrijpen wat van hen wordt verwacht en weten hoe ze verder moeten gaan. Andere schrijfopdrachten waarvoor administratieve vaardigheden vereist zijn, zijn proeflezen van documenten, het opstellen van zakelijke brieven en het uittypen van dictaten gegeven door een uitvoerend of ander teamlid.
Evenement planning
Evenementplanning is een administratieve vaardigheid die bestaat uit het plannen van zowel interne vergaderingen als externe evenementen. Organisaties doen een beroep op administratieve assistenten om reisarrangementen te maken en deze te coördineren met werkschema's.
