De taken van de boekhouder voor een dagopvang zijn niet helemaal anders dan die van een boekhouder voor een ander op dienstverlening gebaseerd bedrijf, maar de verantwoordelijkheden zijn aanzienlijk groter. Aangezien kinderdagverblijven zijn vereist om de belastingaangiften voor het hele jaar aan de ouders van de kinderen te geven, moet er meer voor worden gezorgd dat transacties nauwkeurig worden geregistreerd.
Belastinggerelateerde verplichtingen
Vanwege het unieke karakter van het kinderopvangbedrijf, in het bijzonder met de ouders die het bedrag dat zij aan kinderopvang betalen aan het eind van het jaar aftrekken van hun belasting, moet de boekhouder de bedragen die door elke klant betaald zijn, correct ontvangen. Als de kinderdagopvang voor- en naschoolse opvang biedt, moet een administratie worden bijgehouden van alle bedragen die voor die dienst zijn betaald en worden de ontvangsten verzonden.
Verplichtingen van Payroll
Bij het invullen van de loonadministratie gebruiken dagboekboekhouders boekhoudsoftware of de belastingtabellen die op de websites van de IRS en de staat te vinden zijn. De boekhouder zal de Elektronische Federale Belastingbetalers Service moeten gebruiken en voor elke betaalperiode een betaling van 941 voltooien (dit is voor de bijdragen van het bedrijf aan Sociale Zekerheid, Medicare en Federale Inhouding samen met de werknemersbijdragen ook.) De boekhouder gebruikt de site, www.eftps.com en voert het EIN- en PIN-nummer van het bedrijf in.
Op kwartaalbasis moet een boekhouder voor dagopvang een formulier 941 verstrekken en deze naar de belastingdienst sturen. Het Formulier 941-formulier zal een totaal zijn van alle 941 betalingen die per salaristermijn worden gedaan en moet per kwartaal worden ondertekend en gemaild. De boekhouder moet ook de berekende betalingen van de boekhoudsoftware uitvoeren en de Federale Unemployment Tax (FUTA) elk kwartaal indienen. Naast deze vereisten moet de boekhouder ook elk kwartaal het formulier invullen voor de werkloosheidsbelasting van de staat. (SUTA).
Dagelijkse verplichtingen
Een boekhouder in een kinderopvang moet alle debiteuren bijhouden om ervoor te zorgen dat alle klanten op tijd betalen en alle crediteuren om ervoor te zorgen dat het gebouw, de nutsvoorzieningen en andere maandelijkse facturen op tijd worden betaald. Elke maand moeten de bank- en creditcardaccounts worden afgestemd door bank- en creditcardafschriften te vergelijken met de boekhoudsoftware en ervoor te zorgen dat de bank / creditcardafschriften overeenkomen met de boekhoudsoftware.
Geannuleerde cheques, kopieën van facturen van leveranciers en ontvangsten van uitgaven worden wekelijks ingediend om te zorgen dat alle papieren exemplaren beschikbaar zijn voor inspectie en audits.
Wettelijke vereisten
De boekhouder zal een analyse van de opbrengst per kind uitvoeren, rekening houdend met de wettelijke verhoudingen van kinderen tot leraren. De verhoudingen zullen in elke staat volgens de wet van de staat variëren. De boekhouder moet deze informatie gebruiken om een plan te maken voor het inhuren van meer leraren of het uitvoeren van een kostenanalyse per klaslokaal.
Financiële verplichtingen
Tot de aanvullende taken behoren het verzamelen van alle cheques en contante betalingen, het opnemen als debiteuren en het invullen van de stortingsbewijzen voor de eigenaar van de crèche, die alle totalen dubbel controleert om aan de bank te bezorgen. Ontvangsten voor gedane betalingen worden maandelijks afgedrukt en aan elke klant gegeven.
Het afdrukken van maandelijkse financiële rapporten, inclusief de winst- en verliesrekening, de balans en een kasstroomprognose, het bijhouden van de administratie voor het kleine kasfonds en het bewaren van de ontvangsten om het fonds te vergoeden voor alle betaalde uitgaven maken ook over het algemeen deel uit van het werk.
