De geformaliseerde organisatiestructuur is meer gericht op rollen en posities dan op de mensen in de posities. Formalisatie is het proces van het creëren van een geformaliseerde structuur en omvat het onderhoud van die formele structuur in de loop van de tijd. Formalisering van een organisatiestructuur wordt vaak geïnitieerd in een poging om het besluitvormingsproces te rationaliseren. De geformaliseerde organisatie is van cruciaal belang voor de organisatie waarin problemen bekend zijn en veranderingen langzaam en doelgericht worden doorgevoerd.
Formele versus informele structuur
In tegenstelling tot de informele organisatiestructuur, die het individu boven de functiepositie waardeert en de evolutie van rollen toestaat zoals voorgeschreven door de houder van de positie, bestaat de formele organisatiestructuur uit vastgestelde rollen die niet gemakkelijk kunnen worden gewijzigd. Informele organisatiestructuren zijn in sommige opzichten meer innovatief dan geformaliseerde structuren. De informele structuur is echter het meest nuttig voor snel veranderende industrieën, zoals de technologiesector. Bovendien kan de grootte van de organisatie aangeven in welke mate formalisatie vereist is. Het is essentieel om de behoeften van de individuele organisatie te begrijpen bij het bepalen welke structuur het meest effectief is voor elke situatie.
Identificatie
Formalisatie kan worden geïdentificeerd door de mate waarin de rollen van de organisatie worden gescheiden van de personen die deze rollen uitvoeren. De geformaliseerde organisatiestructuur bestaat uit een hiërarchische, top-down rapportage- en besluitvormingsstructuur. Het wordt erkend door het bestaan van expliciete, gecodificeerde normen en voorschriften. Een geformaliseerde structuur omvat doorgaans meerdere lagen van toezicht, waaronder topbestuurders of afdelingshoofden, middenmanagers en operationele supervisors.
Voordelen
Een voordeel van de formalisering van een organisatiestructuur is het routinematige karakter van de opvolging. De rollen van een specifieke positie blijven hetzelfde, ongeacht wie de specifieke functiepositie bewoont. Werkprocedures zijn gedocumenteerd, zodat een nieuwe medewerker gemakkelijk in een vacante positie kan worden ingevoegd zonder de processen te veranderen die aan de functie zijn gekoppeld. De blijvende structuur van een geformaliseerde organisatie verandert niet tenzij deze opzettelijk is gewijzigd door het management. De structuur is gemakkelijk te begrijpen en te verklaren. Bovendien wordt de afstemming van dagelijkse werkprocessen op de algehele missie van de organisatie gemakkelijk bereikt in een geformaliseerde organisatiestructuur.
Organigram
De structuur van een geformaliseerde organisatie, evenals de rollen en relaties tussen die rollen, wordt meestal zichtbaar gemaakt door het gebruik van een organigram. Het diagram schetst de individuele rollen binnen de organisatie, inclusief wie rapporteert aan wie. Het illustreert ook hoe informatie en beslissingen binnen de organisatie stromen. Het organigram is een waardevol hulpmiddel in het formalisatieproces.
