Beheersmaatregelen omvatten een verscheidenheid aan hulpmiddelen die door managers en werknemers worden gebruikt om ervoor te zorgen dat het werk kan doorgaan als dat nodig is. Hoewel beheersmaatregelen een nuttig en vaak essentieel onderdeel zijn van zakendoen, is het belangrijk ervoor te zorgen dat deze controles het vermogen van werknemers om de klus te klaren niet verstoren.
Management controlestandaarden
Beheersmaatregelen moeten altijd voldoen aan alle toepasselijke nationale, lokale en federale wetten. Ze moeten ook een redelijke mate van zekerheid bieden dat activa beschermd zijn tegen verspilling, fraude en misbruik. Beheersmaatregelen mogen niet worden geïmplementeerd zonder een goede voorbedachtheid en planning, maar moeten specifieke doelen hebben die realistisch kunnen worden bereikt. Ten slotte moeten normen voor managementcontroles zowel managers als werknemers aanmoedigen om op een ethische manier te handelen die een bepaald competentieniveau voor alle werknemers handhaaft.
Preventieve controles
Het doel van preventieve controles is om te voorkomen dat werknemers op alle niveaus fouten maken of de organisatie bedriegen. Preventieve controles kunnen zaken omvatten waarbij werknemers worden gevraagd een wachtwoord in te voeren om zich aan te melden bij een computer of een wachtwoordsleutel om toegang te krijgen tot een bepaald gedeelte van de werkplek. Deze bedieningselementen zijn essentieel in verschillende werksituaties. Ze kunnen echter soms de productiviteit beïnvloeden als ze niet correct worden geïmplementeerd. Als een loonlijstmedewerker bijvoorbeeld loonstroken moet afdrukken, maar de supervisor met toegang tot de vergrendelde ruimte waar de chequevoorraad wordt bewaard, niet beschikbaar is, kan de productiviteit verloren gaan.
Detective Controls
Detective controls zijn ontworpen om fouten en / of frauduleuze activiteiten te 'detecteren' nadat ze al zijn opgetreden. Uitzonderingsrapporten zijn een voorbeeld van een detectivecontrole. Dit zijn rapporten met items zoals onvolledige transacties of transacties die gelijk zijn aan een bedrag dat groter of kleiner is dan wat wordt verwacht in de dagelijkse bedrijfsvoering. Detective controls zijn zeer effectief in het opsporen van kostbare boekhoudfouten. Ze kunnen echter de productiviteit beïnvloeden wanneer ze tot het uiterste worden doorgevoerd. Wanneer bijvoorbeeld een hele afdeling uren moet zoeken naar een fout van vijf cent, is niet alleen de productiviteit verloren, maar de tijd die besteed wordt aan het zoeken naar die paar centen zal de organisatie meer geld kosten dan als het gewoon het verschil zou afschrijven..
Managementcontroles gebruiken om de productiviteit te verhogen
Hoewel beheersmaatregelen mogelijk een negatief effect hebben op de productiviteit als ze verkeerd worden geïmplementeerd, kunnen ze ook worden gebruikt om de productiviteit te verhogen. Wanneer er beheerscontroles zijn om de dagelijkse productiviteit te meten en te analyseren, kunnen managers de resulterende gegevens gebruiken om efficiëntere manieren om zaken te doen te onderzoeken. Deze controles kunnen managers ook helpen om effectievere manieren te vinden om autoriteit binnen de organisatie te delegeren.
Menselijke factoren
Onthoud altijd dat uw werknemers menselijk zijn. Onderschat het effect van managementcontroles op de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers niet. Het menselijke aspect van beheerscontroles moet worden overwogen bij het ontwerpen en implementeren van deze controles. Menselijk gedrag moet worden overwogen om ervoor te zorgen dat werknemers voldoende gemotiveerd zijn om de gewenste taken uit te voeren. Medewerkers zouden bijvoorbeeld niet het gevoel moeten krijgen dat er controles zijn ingevoerd omdat managers menen dat werknemers niet vertrouwd kunnen worden. In een dergelijk geval zullen werknemers waarschijnlijk gedemotiveerd zijn, wat vervolgens de productiviteit zal verminderen.
