Als het gaat om een gecompliceerd stuk machine, zoals een auto, gebeuren er fouten. Als klant verdient u echter het recht om die fouten recht te zetten. Schrijf een klachtenbrief als een formele manier om een conflict met het bedrijf van de autoreparatie op te lossen. Je hoeft niet emotioneel of dramatisch te zijn om de resultaten te krijgen die je verdient. Focus op het onderhouden van een vriendschappelijke relatie met het bedrijf door objectief en eerlijk te zijn bij het zoeken naar een remedie.
Richt de brief aan de juiste persoon. Begin met de winkelmanager van de locatie die u hebt bezocht. Als u geen remedie van de winkelmanager ontvangt, zoekt u naar een regionale manager. U kunt de organisatiestructuur van het bedrijf vinden door naar zijn website te gaan of door het hoofdkantoor te bellen en de contactgegevens van de manager op te vragen.
Begin uw brief door de tijdlijn van de gebeurtenissen op te stellen. Leg gedetailleerd uit wat er is gebeurd, wanneer het is gebeurd en met wie je hebt gesproken. Bijvoorbeeld: "Op vrijdag 30 juni bezocht ik de locatie op Maple Street 123. Nadat ik met de verkoopmedewerker Jim had gesproken, stemde ik ermee in om een tune-up en oliewisseling te ondergaan, ik moest in totaal $ 100 betalen."
Verklaar het probleem. Wees zo beschrijvend mogelijk. Bijvoorbeeld: "Na het verlaten van de winkel, zag ik een ratelend geluid onder de motorkap toen de auto stationair draaide."
Vertel het bedrijf precies wat u wilt dat het doet om de situatie te verhelpen. Bijvoorbeeld: "Ik wil graag een volledige terugbetaling voor de diensten in uw winkel, evenals de $ 45 die nodig is om de schade die zich in uw winkel heeft voorgedaan te herstellen." Wees eerlijk over de remedie die u aanbeveelt. Probeer niet om uw voorbumper te laten repareren als deze niet direct gerelateerd is aan de reparaties die u in de winkel hebt ontvangen.
Gebruik objectieve taal. Gebruik bij het schrijven van de brief geen opruiende taal. Beledig het personeel of het bedrijf niet. Maak ook geen bedreiging voor het bedrijf of het personeel. Geef gewoon de feiten en de remedie die u denkt eerlijk te zijn.
Neem documentatie op. Voeg een fotokopie van de factuur toe voor het werk dat u in de winkel had gedaan. Voeg afbeeldingen toe die een back-up van uw claim vormen. Ook als u een andere monteur bezoekt en de nieuwe monteur schriftelijk kan melden dat de service het resultaat was van een defecte eerdere reparatie, neemt u die documentatie op. Zorg ervoor dat u fotokopieën bijvoegt en bewaar de originelen op een veilige plaats.
Wees positief. Als er iets is dat u bevalt aan het bedrijf, of als u klant bent in de geschiedenis, moet u die informatie opnemen. Het bedrijf heeft meer kans om ontvankelijk te zijn als het u als klant kan houden.
Neem uw contactgegevens op zodat het bedrijf u kan bereiken. Voeg een telefoonnummer en e-mailadres toe voor het snelste antwoord.
Tips
-
Gebruik het zakelijke lettertype wanneer u naar het bedrijf schrijft.
