Bedrijven gebruiken zakelijke brieven om een andere bedrijfsorganisatie aan te spreken, voor correspondentie of om hun klanten te bereiken. Klanten, werknemers van het bedrijf of andere bedrijven kunnen ook een zakelijke brief schrijven aan een bedrijf om verschillende diensten of partnerschappen te bespreken. Er zijn verschillende indelingen voor bedrijfsbrieven; de meest voorkomende is het volledige blokformaat. Volledig blokformaat wordt vaak gebruikt omdat het de eenvoudigste en gemakkelijkst leesbare tekst is, met alle tekst links uitgelijnd.
Items die je nodig hebt
-
Computer of tekstverwerker
-
Bedrijfsadres
Gebruik een computer of tekstverwerker om de zakelijke brief te typen.
Gebruik indien mogelijk een briefhoofd. Het briefhoofd bevat het retouradres en de volledige naam van de afzender of het bedrijf, evenals een logo, indien van toepassing. Als er geen briefhoofd is, typt u de volledige naam en het volledige adres van het bedrijf of de afzender.
Sla een regel over na de contactgegevens en typ de datum waarop de brief is geschreven. Schrijf de maand, dag en jaar uit, zoals '19 september 2009.' Sla een regel over voordat u het interne adres typt.
Typ het binnenadres. Dit is het adres van de ontvanger en moet de volledige naam of de volledige naam van het bedrijf bevatten, gevolgd door de bedrijfsbezetting of bedrijfsafdeling van de persoon en het volledige adres. Sla een regel over na deze inhoud.
Typ de aanhef. Het kan beginnen met "Geachte heer / mevrouw / mevrouw (achternaam)," of "Geachte (voornaam)" als de relatie al dan niet informeel is. Het kan ook zijn "Beste (functie)" of "Aan wie het kan zorgen:". Sla een regel over.
Schrijf het lichaam. Begin met het introduceren van het onderwerp in de eerste alinea. Dit kan een compliment, een klacht of een follow-up zijn waarbij het geadresseerde bedrijf betrokken is. Een zakelijk publiek heeft meestal een beperkte hoeveelheid tijd, waardoor het cruciaal is voor het lichaam om kort en beknopt te zijn. Alinea's moeten één regelafstand hebben met een lijn tussen elke alinea. Sla een regel over voordat je de sluiting typt.
Sluit de brief met "Oprecht", "Bedankt" of een andere passende afsluiting, gevolgd door uw naam. De eerste letter van de sluiting is met een hoofdletter geschreven en eindigt met een komma. Sla vier regels over om ruimte te maken voor uw handtekening.
Onderteken de brief. Gebruik een zwarte of blauwe inktpen.
Let op eventuele behuizingen. Dit zal het bedrijf laten weten of er een ander document aan is gehecht.
Tips
-
Houd de brief op één pagina; kortere letters krijgen sneller antwoord.
Controleer spelling en grammatica.
