Aandeelhouders kunnen twee soorten financiering aan een onderneming verstrekken: beleggingen in aandelen en leningen. Een aandeleninvestering verhoogt het aantal aandelen in eigendom en het eigendomspercentage van de aandeelhouder. Een lening die een aandeelhouder aan het bedrijf heeft verstrekt, wordt behandeld als een gewone crediteurstransactie. De partijen moeten een leningsovereenkomst ondertekenen die de voorwaarden voor de terugbetaling van leningen aangeeft. De leninggevende aandeelhouder zou een kapitaalrekening en een leningrekening bij de bedrijfsboekhouding hebben. Als het bedrijf zou ontbinden, zou de lening van de aandeelhouder eerst worden betaald met andere schuldeisers voordat eigenaars een uitkering zouden ontvangen.
Bel een vergadering van de raad van bestuur. Besluiten die van invloed zijn op de positie van één aandeelhouder van het bedrijf ten opzichte van de rest, moeten door het bestuur worden getoetst om belangenconflicten aan te pakken. Hoewel leningen aan de onderneming door aandeelhouders gebruikelijk zijn en niet noodzakelijk van invloed zijn op de aandelenposities van andere eigenaren, kunnen de voorwaarden voor het terugbetalen van leningen worden beschouwd als excessieve verrijking als ze niet op de juiste wijze zijn gestructureerd. Bespreek volledig de consequenties van het toestaan van leningen door aandeelhouders. Stel procedures, leenvoorwaarden en limieten vast.
Stem om de onderneming toe te staan leningen van aandeelhouders te aanvaarden. Belangrijke beslissingen van het bestuur moeten worden genomen met een meerderheid van stemmen, in overeenstemming met de statuten van de corporatie. Laat de secretaris van het bestuur de discussie en de resultaten van de stemming opnemen in de notulen van de vergadering.
Bereid een resolutie voor en voeg deze toe aan de notulen van de vergadering. Een resolutie is een geschreven paragraaf die de beslissing van het bestuur herdenkt. Het moet worden ondertekend door de voorzitter van het bestuur.
Uitvoeren van een leningsovereenkomst tussen de aandeelhouder en de corporatie. Het is niet verplicht om de voorwaarden van de lening in een schriftelijke overeenkomst te plaatsen, maar het is raadzaam. Een schriftelijke overeenkomst vormt een papieren spoor voor het geval het bedrijf oplost, failliet gaat, wordt gecontroleerd of voor de rechter komt. Het formaat van de overeenkomst kan elke redelijke uitdrukking zijn van de namen van de partijen, de leningsvoorwaarden en relevante handtekeningen.
Voeg de resolutie, de vergaderminuten en een kopie van de leningsovereenkomst toe aan het bedrijfsrecordboek. Een bedrijf is wettelijk verplicht om voldoende gegevens bij te houden om aandeelhouders en de belastingdienst in staat te stellen de bronnen van inkomsten en de status van verplichtingen te bepalen. Ook al is een aandeelhouder een insider, leningen moeten voldoende worden gedocumenteerd om te voorkomen dat een belangenconflict ontstaat.
