Een budgetfunctionaris is een getrainde professional die werkt om het budget gedurende een bepaalde periode in evenwicht te houden voor een bedrijf. De begrotingsofficier is verantwoordelijk voor het verifiëren van de besteding van de middelen, zorgt ervoor dat de plannen van het bedrijf waarvoor financiering nodig is, binnen de budgetlimieten mogelijk zijn en dat het jaarverslag voor het bedrijf wordt opgesteld met waarheidsgetrouwe en betrouwbare cijfers. Van de begrotingsfunctionaris wordt vaak verwacht dat hij de begroting plant en aanpast als deze in de loop van de tijd moet verbeteren.
Transacties en verificatie
Een budgetfunctionaris is verantwoordelijk voor het beheren en analyseren van elke transactie die het bedrijf maakt. Dit omvat zowel aankopen als algemene uitgaven en inkomsten of verkoopopbrengsten. Een budgetofficier moet de impact van elke transactie op de financiële rekeningen van het bedrijf bepalen, omdat een bedrijf niet door schulden in schulden moet gaan vanwege aankopen. Hij is ook verantwoordelijk voor het verifiëren van elke transactie om ervoor te zorgen dat deze legitiem en volledig is.
Boekhoudsystemen
Een begrotingsofficier is ook verantwoordelijk voor het implementeren van boekhoudsystemen in een bedrijf om ervoor te zorgen dat de transacties, budgetten en algemene financiën op een consistente manier worden bijgehouden. Het implementatieproces omvat het samenstellen en analyseren van de behoeften van het bedrijf door middel van eerdere boekhoudgegevens en het gebruik van de beschikbare middelen die door de boekhoudkundige en financiële afdelingen in het bedrijf worden geboden. Als het bedrijf een softwareprogramma gebruikt, wijzigt de budgetofficier de boekhoudsystemen om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.
Maandelijks budget voor afdelingen
Elke afdeling in een bedrijf heeft zijn eigen budget. Een begrotingsofficier moet de begroting van elke afdeling analyseren om er zeker van te zijn dat er voldoende beschikbare middelen zijn om elke maand te werken. Als dat niet het geval is, moet de begrotingsofficier overleg plegen met de afdelingsmanagers om te zien hoe budgetaanpassingen geld kunnen besparen gedurende een enkele maand om op koers te blijven. Deze wijzigingen zorgen ervoor dat het budget stabiel blijft, waardoor de financiële planning voor de lange termijn voor afdeling en bedrijf niet wordt beïnvloed.
Jaarlijkse verslagen
Een bedrijf moet eenmaal per jaar een jaarverslag opstellen om na te denken over de financiële status van het afgelopen jaar. Het jaarverslag bevat budgetten voor alle uitgaven, betaalde aankopen en salarissen om het bedrijf operationeel te houden, en alle inkomstenoverzichten die laten zien hoeveel het bedrijf heeft verdiend. De verantwoordelijkheid van de begrotingsofficier in dit verband omvat het onderzoeken van de budgetten in het rapport op volledigheid en nauwkeurigheid van de cijfers en controleren of het jaarverslag voldoet aan de financiële procedures en voorschriften van het bedrijf.
