Salarisverwerking is een gedetailleerde taak die solide wiskundige en probleemoplossende vaardigheden vereist. De werkgever of de loonstaf moet ervoor zorgen dat de loonstrook van alle werknemers correct en tijdig is. In veel gevallen moeten ze communiceren met managers en supervisors om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf de verwerking van de loonverwerking begrijpt. Om hun taken efficiënt uit te voeren, moeten de payroll-medewerkers een gestroomlijnd salarissysteem ontwikkelen, met inbegrip van de documentatie van kritieke looninformatie.
Documentatie van loonlijstprocedures
Document tijdklok en tijdkaart procedures. Veel bedrijven met werknemers per uur eisen dat ze een prikklok slaan; anderen vereisen dat ze een tijdkaart invullen. Het uurloon dat werknemers ontvangen, is gebaseerd op de uren die op hun tijdkaarten zijn afgebeeld; daarom moeten alle tijdklok- of tijdkaartwijzigingen die worden geïmplementeerd, schriftelijk aan alle werknemers worden gerapporteerd. U kunt een notitie sturen naar de managers / supervisors, of u kunt ze een gedrukte versie van de wijzigingen geven. De managers / supervisors zijn verantwoordelijk voor het doorgeven van noodzakelijke wijzigingen aan hun werknemers.
Druk een jaarlijkse salariskalender af. Controleer voor het einde van elk jaar zorgvuldig de datums van het komende jaar om te bepalen op welke datums de verwerking van de loonlijst zal plaatsvinden. Houd rekening met feestdagen, officiële feestdagen en andere feestdagen. Gebruik verschillende kleuren om inzendingsdatums voor tijdkaart- en loonlijstwijzigingen en de feitelijke betaaldatums te benadrukken. Een professioneel drukkerijbedrijf kan u helpen met het afdrukken van deze kalenders. Distribueer de salariskalender naar alle managers / supervisors.
Bewaar een standaard loonadministratieboekje voor de payroll-afdeling. Het boekje moet alle stappen voor de verwerking van de lonen bevatten. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een tweewekelijks betalingsschema heeft, formuleert u het boekje zodat precies wordt aangegeven hoe de verwerking van de tweewekelijkse salarisadministratie plaatsvindt vanaf het begin van de betalingsperiode tot het einde. Deze stap is vooral effectief bij het trainen van nieuwe loonlijstmedewerkers.
Neem het rapportage- en controleverwerkingsproces op in het boekje voor de loonverwerking. Nadat de loonstrookjes zijn afgedrukt of de verzending van het bestand met directe storting naar de bank heeft plaatsgevonden, is het payroll-proces nog steeds niet voltooid. Documenteer deze stappen, zoals het afdrukken en indienen van loonlijstregisters en belastingrapporten, en de namen van de personen aan wie u de salarisstaten / stubs overhandigt. Aangezien de informatie in de loop van de tijd verandert, werkt u het boekje bij en zorgt u ervoor dat iedereen op de payroll-afdeling een exemplaar heeft.
Zorg ervoor dat elk lid van het payroll-personeel hun rol begrijpt. Documenteer en geef ze een kopie van hun specifieke taken om ervoor te zorgen dat ze zich tijdens de loonverwerking bewust zijn van hun verantwoordelijkheden.
