Bestuursleden zijn verplicht om redelijke zorg te betrachten bij het beheer van de zakelijke aangelegenheden van een onderneming, en dat houdt ook in dat zij op de hoogte blijven van de financiën van een organisatie. Ze doen dit met behulp van rapporten van de penningmeester van de organisatie en ontvangen rapporten over een planning die afhangt van de statuten van de organisatie of instructies van het huidige bestuur.
Boordtaken
Een raad van bestuur is de officiële instantie die toeziet op de zaken van een bedrijf met of zonder winstoogmerk. Een bestuur kan een managementfirma of bedrijfsleiders inhuren om zijn activiteiten uit te voeren, maar het bestuur stelt nog steeds de algemene doelen en missie voor de organisatie vast. Besturen moeten op de hoogte blijven van de financiële prestaties, het aantal leden en de activiteiten van de organisatie als onderdeel van hun taken. Ze wijzen een penningmeester aan die toezicht houdt op de financiën van de organisatie, hetzij door de boeken direct bij te houden, hetzij door een contractant of een medewerker te beheren.
Penningmeester taken
De penningmeester van een raad is de persoon die de financiën van de organisatie bewaakt. Bij kleinere organisaties, vooral non-profitorganisaties, kan de penningmeester de boeken bijhouden, stortingen doen, cheques schrijven en samenwerken met een belastingberouwer om de belastingen van de organisatie te doen. Bij grotere organisaties kan de penningmeester alleen het werk doornemen van een betaalde boekhouder, accountant, uitvoerend directeur of chief financial officer. Sommige treasurers leiden een financiële commissie bestaande uit verschillende bestuursleden of bestuursbenoemingen.
Rapportage vereisten
Treasurers presenteren reguliere financiële rapporten aan hun besturen. Dit gebeurt vaak op officiële bestuursvergaderingen, die maandelijks of driemaandelijks plaatsvinden. Het rapport van de penningmeester is meestal een van de eerste ordes van zaken tijdens een bestuursvergadering, waarbij het bestuur de tijd neemt om het rapport te bespreken als het wordt uitgewerkt of een samenvatting van de penningmeester accepteert als dit niet het geval is. De penningmeester presenteert het bestuur jaarlijks het budget voor het komende jaar, een prestatierapport aan het einde van het jaar en de belastingaangiften van de organisatie. Als het een beursgenoteerd bedrijf is, presenteert de penningmeester de informatie die in het jaarverslag van het bedrijf zal worden opgenomen.
Inhoud rapporteren
Penningmeesterrapporten kunnen eenvoudig of ingewikkeld zijn, afhankelijk van de wensen van het bestuur en de behoefte van het bestuur aan zijn fiduciaire verantwoordelijkheid om de zaken van de organisatie te beheren. Kleine organisaties kunnen de penningmeester alleen vragen om het banksaldo te lezen vanaf de laatste vergadering en het huidige banksaldo, zodat bestuursleden kunnen vragen naar eventuele significante verschillen. Grotere organisaties kunnen vragen om gedetailleerde financiële rapporten, uitleg van grote transacties en projecties voor het komende kwartaal. Hoe meer controle een raad heeft over zijn financiën, hoe minder informatie hij nodig heeft op bestuursvergaderingen. Als het bestuur bijvoorbeeld een penningmeester benoemt, een financieel comité heeft en een uitvoerend directeur aanneemt die verantwoordelijk is voor het beheer van een accountant, hoeft het voltallige raadsorgaan de financiën van de organisatie mogelijk niet grondig te herzien tijdens elke vergadering.
