Een ISO 9001-auditchecklist is een tool, een van de vele in de toolbox van de auditor, die wordt gebruikt om het kwaliteitsbeheersysteem van een organisatie te beoordelen. Overweeg een analogie die het QMS vergelijkt met de blauwdruk van een timmerman en de auditor met een bouwinspecteur. Het doel is om het werk dat wordt gedaan te beoordelen in vergelijking met hoe de blauwdruk zegt dat het moet worden gedaan en ook in vergelijking met de bouwcodes - of in dit geval de ISO 9001-vereisten. Checklists moeten zo worden ontworpen dat ze helpen bij die beoordeling, en niet om bureaucratie toe te voegen.
Documentatie Review
Een controlelijst kan worden ontworpen om een documentatiebeoordeling uit te voeren. Nadat u hebt bevestigd dat de documentcontroleprocedure van de organisatie voldoet aan de ISO 9001-vereisten, ontwerpt u de controlelijst door specifieke items uit die procedure te trekken. Richt de vragen op het documentbeheer zelf, met slechts een of twee vragen die betrekking hebben op de ISO 9001-vereisten die specifiek zijn voor het proces dat wordt gecontroleerd. Het volstaat om te vragen: "Welke ISO 9001-clausule (s) zijn van toepassing op Proces ABC?" en "Voldoet Proces-ABC aan deze vereisten?" Het is niet nodig om de hele standaard te herschrijven als vragen over checklists.
Management Verantwoordelijkheid & Commitment
Een checklist kan specifiek worden ontworpen voor een managementaudit. De checklist kan elke clausule waarin een vereiste wordt vermeld identificeren als een directe verantwoordelijkheid van het topmanagement en andere relevante items, zoals personeelsplanning en infrastructuurplanning. Deze checklist kan in eerste instantie worden gebruikt tijdens een managementinterview en vervolgens worden voltooid in de loop van de audit naarmate het bewijsmateriaal in de hele organisatie wordt beoordeeld.
Training en competentie
Een checklist kan auditors ertoe aanzetten universeel toepasbare vereisten te onthouden, zoals training en competentie. Bij het volgen van een controletraject met betrekking tot andere clausules, kunnen deze vereisten soms over het hoofd worden gezien en zijn follow-upactiviteiten vereist voordat de audit kan worden afgesloten. Een checklist kan ervoor zorgen dat auditors zoeken naar bewijs dat werknemers competent zijn voor de banen die zij vervullen op basis van opleiding, training, vaardigheden en ervaring. Even belangrijk is om te bevestigen dat actieplannen worden ontwikkeld en uitgevoerd om ervoor te zorgen dat werknemers de benodigde competentieniveaus halen.
Uitbestede processen
Checklistitems moeten betrekking hebben op uitbestede processen. Dit kan worden gecombineerd met de hierboven genoemde universeel toepasbare vereisten. Het adagium "uit het oog, uit het hart" kan ervoor zorgen dat zowel auditees als auditors vergeten dat opslag voor programma's A, B en C nog steeds op de site gebeurt, maar voor programma X wordt die functie nu uitgevoerd door een externe logistieke dienstverlener. ISO 9001 vereist specifiek dat uitbestede processen worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de eigen QMS-vereisten van de organisatie.
Monitoring & meting
Checklists moeten betrekking hebben op de effectiviteit van meetprocessen en trends monitoren om de mogelijkheden van het QMS te beoordelen. Maatregelen kunnen complexe statistische procesbesturingsgegevens omvatten of kunnen even eenvoudig zijn als het aantal interne of externe klachten van klanten. Checklists moeten auditors in staat stellen vast te stellen welke statistieken er zijn en welke trends die statistieken sinds de vorige audit hebben blootgelegd. Checklists zouden accountants er ook aan moeten herinneren om te zoeken naar bewijs van genomen maatregelen om negatieve trends te corrigeren.
Waarde toevoegen
Controlelijsten voor controlelijsten zouden eerder waarde moeten toevoegen dan dat ze bestaan, alleen al om te voldoen aan de eis van een intern auditproces. Het is belangrijker voor een auditor om een audit trail te volgen die zich tijdens de audit voordoet dan om een checklist te volgen. Onervaren auditors kunnen dergelijke routes uit het oog verliezen als ze te zwaar leunen op checklists.
