Voor veel bedrijven is het verzenden en ontvangen van faxen een dagelijkse gebeurtenis. Faxen is zo gewoon dat u gemakkelijk in een informele communicatie kunt glijden. Na enkele eenvoudige stappen zal uw fax er professioneel uit blijven zien. Het oefenen van de juiste faxetiquette zorgt ervoor dat uw bedrijf de professionele reputatie behoudt die u zo hard hebt gewerkt om te bouwen.
Faxen verzenden
Onthoud altijd dat het faxen van documenten een bedrijfsproces is. Houd daarom rekening met de volgende basisrichtlijnen:
-
Neem altijd een voorblad op, zonder onnodige informatie of illustraties. Vermeld op het voorblad uw naam en contactgegevens, het aantal pagina's (inclusief het faxvoorblad), de beoogde ontvanger en andere relevante informatie. Houd er rekening mee dat de ontvanger van de fax mogelijk niet de enige is die het document ziet. Zorg er dus voor dat het faxvoorblad professioneel blijft.
-
Nadat u uw fax hebt verzonden, voert u een vervolgoproep uit naar de ontvanger. Dit vereist geen diepgaande discussie over wat de fax bevatte. U bevestigt eenvoudig dat de fax is ontvangen. In dit gesprek is het gepast om de persoon te laten weten dat hij of zij vrij is om u te bellen met eventuele vervolgvragen voor het gefaxte materiaal wanneer het hen uitkomt.
-
Gebruik discretie bij het faxen van gevoelige of vertrouwelijke informatie. Als u informatie van persoonlijke aard verzendt, moet u vooraf bellen om de persoon te laten weten dat u de fax van tevoren verzendt. Een manier om dit type probleem te voorkomen, is om een online faxservice te gebruiken. Met deze services wordt faxen rechtstreeks naar een pc verzonden.
-
Wees voorzichtig met het verzenden van ongevraagde materialen. Iedereen die in een kantoor werkt, weet hoe irritant die advertenties voor een voordelige ziekteverzekering en de kortingsreizen naar Hawaï kunnen zijn. Als u ongevraagde faxen naar uw klanten stuurt, doe dit dan alleen in de zeldzame gevallen waarin dit gerechtvaardigd is. Als u een verzoek ontvangt van een ontvanger om dergelijke faxen niet te ontvangen, respecteert u hun wensen en verwijdert u deze van uw lijst.
Faxen ontvangen
Net als bij het verzenden van faxen, zijn er ook etiquetteegels voor het ontvangen van faxen:
-
Respecteer de privacy van vertrouwelijke ontvangen faxen. Deel geen persoonlijke informatie met uw collega's die uitsluitend was bedoeld voor uw weergave.
-
Laat geen gevoelige faxen rondslingeren waar anderen ze mogelijk kunnen zien. Behandel faxen zoals u zou doen met ander vertrouwelijk papierwerk.
-
Als u per ongeluk een fax ontvangt, laat u de afzender weten door hem te bellen. Gewoonlijk wordt u gevraagd om alle faxen die u per vergissing ontvangt, te vernietigen.
