Rekeningen op de balans van een onderneming omvatten activa, passiva en eigen vermogen. Activa kunnen worden gezien als de economische middelen die het bedrijf gebruikt om zijn inkomsten te genereren. Verplichtingen zijn de schulden die het verschuldigd is. Eigen vermogen is de claim die de eigenaren van het bedrijf hebben op zijn vermogen. "Crediteuren" en "Toe te rekenen kosten" zijn verplichtingen op de balans. Het verschil tussen hen is de manier waarop hun bestaan wordt erkend op de rekeningen.
Accrual Basis Accounting
Behalve in bepaalde kleine bedrijven, wordt de meeste boekhouding op transactiebasis uitgevoerd. Dat betekent dat de accountant ervoor kiest kosten en opbrengsten te herkennen wanneer deze zich voordoen door de transacties onmiddellijk op de rekeningen te registreren. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een verkoop op afbetaling doen - met alleen een verwachting van een contante betaling een maand later - maar de verkoop direct herkennen in plaats van wanneer de betaling is ontvangen.
Erkenning
Herkenning betekent het registreren van een transactie. Op transactiebasis moet de opname plaatsvinden op het moment dat de transactie plaatsvindt, als deze aan twee criteria voldoet. Ten eerste moet de transactie compleet zijn. Een bedrijf herkent een verkoop bijvoorbeeld pas wanneer het verkochte artikel aan de klant is overgedragen. Ten tweede moet het betreffende bedrag inbaar zijn, wat betekent dat de andere partij betrouwbaar moet zijn als het om betaling gaat.
Opgelopen kosten
Overlopende uitgaven worden aan het einde van de boekhoudperiode geboekt via zogenaamde aanpassingsboekingen. Aanpassing van boekingen wordt gebruikt voor het herkennen van transacties die zijn uitgevoerd maar waarvoor geen facturen zijn verzonden. Zo zou rente die zich opstapelt op een schuldinstrument dat door het bedrijf wordt aangehouden, worden opgenomen als overlopende omzet in een herzieningsboeking, zelfs als er pas maanden later wordt betaald. Overlopende uitgaven zijn kosten die op deze manier worden opgebouwd, inclusief posten als nutsbedrijven en salarissen die aan werknemers moeten worden betaald.
Crediteurenadministratie
In tegenstelling tot te betalen uitgaven zijn crediteuren schulden waarvoor facturen zijn ontvangen. Een bedrijf dat aankopen doet - op kredietgoederen die zijn bestemd voor verkoop, zou de verplichting uit die transactie opnemen als een te betalen rekening.
