Documentcontroleprocedures zijn essentieel voor het verwerken van crediteuren die facturen moeten betalen. Ze helpen u ervoor te zorgen dat u alle crediteurenfacturen correct bij het boekhoudkundig grootboek boekt en de betalingen voor de facturen tijdig verwerkt. Een schriftelijke procedure voor de verwerking van crediteuren helpt fouten bij de verwerking te verminderen en late betalingen te vermijden als betalingen niet tijdig worden uitgevoerd.
Datumstempel de factuur
De persoon die verantwoordelijk is voor het openen van de dagelijkse post, moet elke crediteurenfactuur die met de huidige dag is ontvangen, voorzien van een datumstempel. Met datumstempels kunt u bijhouden hoeveel tijd het kost om een factuur in uw bedrijf te betalen. De persoon die de facturen met datum stempelt, moet eventuele significante tijdsverschillen tussen de datum van uitgifte van de factuur en de ontvangen datum noteren. Facturen die weken na generatie worden verzonden, moeten mogelijk snel door het crediteurenproces worden geschoven om te late betalingen te voorkomen.
Codeer de factuur
De medewerker die verantwoordelijk is voor het maken of beheren van de kosten, schrijft de code voor de juiste grootboekrekening op de factuur en vergelijkt de factuur met het resterende budget voor die onkostenrekening. Als de grootboekrekening het gebudgetteerde bedrag overschrijdt zodra u de factuur verwerkt, moet de werknemer een verklaring opnemen voor de overschrijding van de factuur.
Verkrijgen van factuurgoedkeuring
Managers zijn verantwoordelijk voor het beoordelen en goedkeuren van alle crediteurenfacturen die binnen hun controlegebied vallen. De manager beoordeelt de codering op de factuur op juistheid en eventuele uitleg van budgetoverschrijding voor de grondigheid. De manager initialiseert en dateert de factuur zodat de accountant weet dat de manager de factuur heeft goedgekeurd voor betaling.
Bereid de controle voor
De accountant beoordeelt de factuur om ervoor te zorgen dat de juiste goedkeuringen en verklaringen voor overschrijdingen op de factuur staan. De accountant controleert ook de codering op de factuur en ondervraagt eventuele codering die fout lijkt te zijn. Zodra de accountant tevreden is met de goedkeuring en codering van de factuur, bereidt hij een cheque voor op de betaling.
Zakelijke cheques moeten twee controlestroken bevatten: een controlestip voor de uitgever en een controlestip voor de ontvanger. Het controlestip moet de datum van de factuur, het factuurnummer en het zakelijke rekeningnummer bevatten, als de leverancier er een heeft toegewezen. Het controlestrookje van de uitgever kan desgewenst de grootboekcodering bevatten. Maak een kopie van de factuur voor uw eigen administratie en geniet van de controlestrook van de uitgever naar de bovenkant van de factuur. Dien de factuurkopie in ter ondersteuning van de kosten in het geval van een audit of voor boekhoudkundig onderzoek.
