Te betalen rekeningen vormen een kritiek deel van uw financiële administratie en kunnen onderhevig zijn aan fraude zonder zorgvuldige afstemming en overzicht. Sterke crediteurencontrolewerkzaamheden kunnen zorgen voor de juistheid en tijdigheid van uw factuurbetalingen. De beste crediteurencontrolewerkzaamheden maken een combinatie mogelijk van dagelijkse controles, routinematige interne controles en externe controleprocedures.
Routine procedures
De crediteuren moeten dagelijks in evenwicht worden gebracht om betalingen aan geregistreerde boekingen te combineren. Elke discrepantie tussen het totale betaalde bedrag en het totale geregistreerde bedrag moet onmiddellijk worden onderzocht en afgestemd. Het managementtoezicht van alle personen die betrokken zijn bij crediteuren moet streng zijn en moet een routinematige monitoring van activiteiten omvatten. Managers moeten worden opgeleid om te letten op tekenen van wangedrag door crediteuren.
Afmeldingsprocedures die helpen bij het vaststellen van een audittrail moeten worden vastgesteld. Deze aftekeningen moeten managementherziening van dagelijkse afstemmingen, maandelijkse discrepanties en individuele handtekeningen voor grote transacties omvatten om ervoor te zorgen dat alle informatie correct is.
Interne controles
Interne controles voor crediteuren moeten handtekeningvereisten volgens betalingsbedragen bevatten. Overweeg om verschillende niveaus van handtekeningvereisten te implementeren. U kunt bijvoorbeeld de handtekening van een accountingmanager vereisen voor items van meer dan $ 5.000, een uitvoerende ondertekening voor items van meer dan $ 10.000 en dubbele handtekeningvereisten voor betalingen van meer dan $ 25.000. Pas uw handtekeningvereisten aan uw omzettotalen en de gevoeligheid van uw bedrijf voor fraude aan voor maximaal voordeel.
Stel routinecontroleprocedures op voor crediteuren. Neem steekproefsgewijs individuele betalingen op om de nauwkeurigheid te garanderen. Bekijk bijvoorbeeld elke dag vijf schulden en controleer het betalingsbedrag en de informatie over de begunstigde en zorg ervoor dat de boekhoudkundige gegevens correct zijn ingevuld.
Voer tijdens boekafsluitingsprocedures aan het einde van een maand of financiële periode ondertekeningsprocedures uit voor alle betalingen aan rekeningen inclusief samenvattende totalen en rekeningafstemmingen. Houd daarnaast een activeringsrapport bij dat de betalingsniveaus van de verwerking van crediteuren controleert. Als de betalingsniveaus plotseling stijgen of dalen, kan een automatisch onderzoek naar de oorzaken leiden tot potentiële problemen.
Externe audits
De meeste externe audits omvatten crediteuren als testgebied. Externe audits moeten een gedetailleerd overzicht van de te betalen lijst- en traceertotalen van de details in alle boekhoudgegevens tot het totaaloverzicht bevatten en moeten de opnames van de bank omvatten. Selecteer items moeten worden gekozen voor diepgaande testen. Selecteer begunstigden moeten worden gecontacteerd om de ontvangst van betalingen te verifiëren. Bovendien moeten routinematige afstemmingen worden gecontroleerd op nauwkeurigheid en logische verwerking. Alle afstemmingen met grote verschillen moeten volledig worden onderzocht.
Externe audits moeten testen op niet-geregistreerde verplichtingen. Overweeg alle facturen te selecteren over een bepaalde drempelwaarde en een willekeurige selectie van routinefacturen voor een grondige beoordeling. Kijk naar uitbetalingsrecords, tegoeden voor retouren, ontvangen maar niet gefactureerde goederen en alle factuurspecifieke accounts. Zorg ervoor dat elke factuur correct wordt geregistreerd in de juiste tijdsperiode. Controleer de account om te zien of deze is geregistreerd als een verplichting of dat deze correct is uitgesloten van de tijdsperiode.
