Mogelijk wordt u gevraagd een zakelijke referentiebrief te geven voor een bedrijf waarmee u in het verleden hebt gewerkt. Uw opmerkingen kunnen nodig zijn om de operationele deugdelijkheid en het vermogen van het bedrijf om bevredigend te presteren te bevestigen. Met een standaardlettersjabloon kunt u een doordachte zakelijke standaardbrief opstellen en maken. Daarin moet u waarheidsgetrouw en gevoelig commentaar geven op de kwaliteit en mogelijkheden van de bedrijfsentiteit en zo veel mogelijk nuttige informatie bieden. Eerlijkheid is het beste beleid, maar bied altijd attente en professionele opmerkingen in uw brief aan.
Stel specifieke details vast over uw relatie met het onderwerp, zoals de services die u hebt gebruikt, wanneer en voor hoe lang. Maak ook duidelijk waarom u de brief schrijft. Bijvoorbeeld: "Ik heb het genoegen om XYZ Catering Service aan te bevelen. XYZ verzorgde de afgelopen drie en een half jaar uitsluitend onze lunch-en-leer- en executive seminars."
Geef informatie over de prestaties van het bedrijf en andere informatie die nuttig kan zijn voor de lezer. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Meer dan alleen een leverancier, XYZ is een betrouwbare en creatieve partner voor ons geweest. Het bedrijf heeft ons geholpen bij het plannen en implementeren van meer dan honderd redelijk geprijsde menu's van hoge kwaliteit voor lunchfuncties die we minstens één keer per week hosten voor onze leidinggevenden, klanten en medewerkers. Andere XYZ-klanten in ons gebied, zoals ABC en DEF, hebben ons herhaaldelijk bedankt voor het aanbevelen van XYZ aan hen."
Beschrijf de sterke punten van het bedrijf concreet. Hoe illustratiever uw opmerkingen, hoe beter - onbewezen lof kan boemerang en suggereren onoprechtheid, vooringenomenheid of onwaarachtigheid. In plaats van simpelweg te zeggen dat een bedrijf producten en diensten van goede kwaliteit aanbiedt, schrijft u: "De menu-opties van XYZ zijn consistent goed gepland, goed voorbereid en smaakvol aangevuld. Ze maken het ons gemakkelijk om op het laatste moment wijzigingen aan te brengen, zoals het toevoegen van speciale vegetarische lunchboxen voor onverwachte gasten. In al die jaren heeft het personeel van XYZ ons nooit in de steek gelaten. Ze komen consistent 15 minuten van tevoren aan om een representatieve spread voor te bereiden voordat onze groep arriveert, compleet met speciale voedselwarmers, drankchiller en zelfs bloemenaccenten, indien nodig."
Sluiten met een samenvatting van de sterke punten van het bedrijf, gevolgd door een duidelijke aanbeveling. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "We hebben veel cateraars gebruikt in onze 12-jarige geschiedenis - XYZ heeft de lat zeker hoger gelegd. We zouden het moeilijk hebben om een ander bedrijf te overwegen voor onze cateringbehoeften en XYZ onvoorwaardelijk aanbevelen."
Tips
-
Wees niet te kort of loop ook niet rond. Vermijd het gebruik van overtreffende trap, algemene of overvloedige taal. In plaats van een eigenschap met louter een bijvoeglijk naamwoord te beschrijven, geef dan een voorbeeld van hoe het bedrijf de eigenschap heeft aangetoond.
Geef bij het sluiten een e-mailadres of telefoonnummer op als u beschikbaar wilt zijn om meer informatie over het bedrijf te geven, indien nodig.
Formatteer je brief in blokformaat. Controleer vervolgens en spelling uw brief voordat u hem verzendt.
Waarschuwing
Af en toe wordt u mogelijk gevraagd een bedrijf aan te bevelen of door te verwijzen dat u niet naar waarheid kunt aanbevelen. Weiger het verzoek zo diplomatiek als je kunt. Als je er niet uit kunt komen, temper je reacties dan met tact. Accentueer het positieve door je opmerkingen te focussen op wat het bedrijf kan doen in plaats van wat het niet kan.
