Het schrijven van een interne zakelijke brief houdt in dat je je publiek begrijpt en je richt op een bepaald doel. Ongeacht het onderwerp, overwegingen van publiek en toon zijn cruciaal om conflicten, verwarring en verkeerde informatie te voorkomen. Om succesvol te zijn, volgt u een structuur, neemt u alle nodige gegevens op en controleert u grondig. Het kan vaak helpen om jezelf de tijd te geven tussen het opstellen van de brief en de laatste beoordeling om de objectiviteit te behouden en het meest effectieve stuk te schrijven. Daarom zijn zorgvuldige planning en tijdbeheer belangrijke aspecten van het schrijfproces.
Maak een goede aanhef
Maak een goede aanhef om de brief met een passende toon te openen. Gebruik 'Geachte', 'Groeten' of 'Goedemorgen / middag' om de brief te openen en respect en empathie voor de lezer te tonen. Bijvoorbeeld: "Geachte collega's."
Maak een introductie. Voeg in de inleiding informatie toe over het onderwerp van de brief, zodat de lezer begrijpt wat hij kan verwachten. Uw inleiding kan er als volgt uitzien:
Velen van jullie hebben zich afgevraagd wanneer de constructie in onze nieuwe parkeergarage klaar zal zijn. Het doet me genoegen u te kunnen meedelen dat de bouw volgens de eerste week van april moet zijn voltooid.
Schrijf een effectieve lichaamsparagraaf en organiseer deze visueel om de lezer betrokken te houden.
De body-alinea bevat de meeste informatie, dus organisatie is vooral belangrijk. Gebruik opsommingstekens, vetgedrukte tekst of andere technieken om cruciale informatie te benadrukken.
Sluit de brief met een goodwill einde. Dit houdt in dat je een goede toon zet met de lezer door hen te bedanken voor hun tijd. Het omvat ook de opname van de nodige informatie voor het geval de lezer verdere vragen heeft. Bijvoorbeeld:
Bedankt voor je tijd en geduld. Als u nog vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met het management op het onderstaande e-mailadres.
Druk de brief af en proef deze voor fouten. Zoek naar spelfouten, interpunctie-fouten of grammaticale fouten. Gebruik het woordenboek en de thesaurus om onaangename woorden of passieve stem te herzien en herhaling te voorkomen.
Tips
-
Denk er bij het intern schrijven aan dat uw document door iedereen in het bedrijf kan worden gezien en gelezen. Houd de informatie daarom evenwichtig, objectief, toegankelijk en genderneutraal.
Waarschuwing
Zelfs als u uw zakenpartners of collega's goed kent, vermijd dan een informele of informele toon in het schrijven. Het produceren van een document met een lange levensduur is belangrijk in schriftelijke communicatie en losse woorden en zinnen worden gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd.
