Interne controleprocedures worden gebruikt om fraude te voorkomen en zijn van vitaal belang voor elke goed geleide organisatie. Dergelijke systemen scheiden taken tussen werknemers binnen een organisatie. Het is belangrijk om procedures voor handleidingen voor interne controle bij de hand te hebben. Medewerkers gebruiken ze als verwijzingen wanneer procedures of taken in het geding zijn. De informatie in handleidingen voor interne controleprocessen verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar de procedure voor het schrijven van een is dezelfde.
Schrijf een overzicht en inhoudsopgave. Het overzicht beschrijft kort de budgettaire verantwoordelijkheid, die de concepten en componenten van interne controle omvat. De inhoudsopgave begint met Segregation of Duties. De inhoud die doorgaans volgt zijn: Beoordelingen, afstemmingen, goedkeuringen, activa, uitbetalingen, personeelszaken, inkoop en contacten.
Voltooi het hoofdstuk Segregatie van taken. Overzicht details over de scheiding van taken voor zaken als medewerkers die betalingen ontvangen en boeken, in tegenstelling tot het storten van betalingen. Een andere belangrijke scheiding is dat als een medewerker een begunstigde is, een andere medewerker het uitcheckt.
Bepaal de procedures voor de volgende twee secties, Reviews en afstemmingen. Recensies zijn procedures die zijn opgezet om routinematig budgetonderzoeken uit te voeren, transacties steekproefsgewijs te controleren en ongebruikelijke activiteiten te onderzoeken. De afstemmingssectie bevat procedures zoals het vergelijken van datasets om nauwkeurigheid te garanderen, om naar verschillen te kijken en actie te ondernemen. Dit houdt ook specifiek in dat een medewerker die transacties invoert, geen van de bankrekeningen verzoent.
Voltooi de secties Goedkeuringen, Activa en Distributies. Het onderdeel Goedkeuringen geeft aan welke werknemers bevoegd zijn om transacties goed te keuren. Autoriteit wordt alleen gegeven aan verantwoordelijke werknemers met gedetailleerde kennis over het bedrijf. In de sectie Activa worden alle soorten activa binnen de organisatie vermeld. Onder elke activacategorie worden specifieke procedures geschetst waarin wordt beschreven hoe activa worden behandeld en bewaakt. Het gedeelte Verdelingen geeft informatie over het beleid en de procedures voor het verdelen van geld, inclusief salariscontroles.
Voltooi de handleiding door de laatste drie secties af te ronden: Human Resources, Inkoop en Contacten. In het gedeelte Human Resources (HR) vindt u instructies voor HR-medewerkers over hoe met werknemersinformatie wordt omgegaan. In de sectie Inkoop worden de inkoopprocedures van het bedrijf toegelicht. Ten slotte worden in het gedeelte Contactpersonen personen in het bedrijf weergegeven met wie werknemers contact kunnen opnemen wanneer zich vragen of problemen voordoen.
