Nauwkeurig samen te stellen notulen helpen ervoor te zorgen dat de aanwezigen gefocust blijven op toegewezen taken, miscommunicatie verminderen en de efficiëntie van volgende vergaderingen verbeteren. De voordelen van duidelijke en uitgebreide vergadernotulen betekenen dat elke bedrijfseigenaar, leidinggevende of andere leider die regelmatig vergadert, richtlijnen moet opstellen voor het maken van notulen. Deze richtlijnen moeten betrekking hebben op wat er vóór, tijdens en na de vergadering gebeurt.
Vóór de vergadering
Bepaal wie notulen neemt
Hoewel het een schijnbaar onbeduidende taak is, vereist het opnemen van vergaderminuten veel aandacht voor details. Als gevolg hiervan zou de notulist een minimale deelname aan de vergadering moeten hebben. Hierdoor kunt u het grootste deel van uw energie concentreren op het opnemen van essentiële punten van de vergadering.
Tips
-
Bedrijven gebruiken vaak uitvoerende assistenten of receptionisten om notulen te maken omdat deze stafmedewerkers vaak geen actieve rol spelen in de vergadering zelf.
Gebruik een gestandaardiseerd formulier
Maak uw eigen gestandaardiseerde formulier voor vergaderminuten om tijdens de vergadering te gebruiken. Standaardisatie helpt de notulist om informatie te plaatsen en helpt deelnemers het document later te lezen. Basisinformatie zou het volgende moeten omvatten:
- Lijst met aanwezigen.
- Datum.
- Lijst met onderwerpen om te bespreken.
- Plan van aanpak beslist over elk onderwerp.
- Degenen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van die acties.
Tijdens de vergadering
Vul essentiële informatie in
Voer voordat de vergadering officieel begint essentiële informatie in, zoals de aanwezigen en de datum. Dit voorkomt onnodige verspilling van tijd tijdens de daadwerkelijke vergadering.
Neem alleen belangrijke informatie op
De notulen van de vergadering mogen niet een hele vergadering transcriberen. Integendeel, vergaderminuten registreren belangrijke taken en aanwijzingen in een vereenvoudigd formaat. U moet dus informatie registreren zoals de delegatie van taken, de vervaldata, de taken die aan die taken zijn toegewezen en andere schijnbaar relevante informatie. Vergaderminuten mogen geen algemene discussies of tangentiële informatie bevatten.
Vraag voor verduidelijking
De notulen moeten nauwkeurig de opvallende punten van de vergadering weergeven. Vraag om opheldering als informatie die tijdens de vergadering is besproken onduidelijk is. Nooit raden, of u riskeert onnauwkeurige informatie of weglatingen. Wanneer u om opheldering vraagt, volg dan altijd de vergaderprotocollen. Sommige vergaderingen nemen een informele benadering aan, terwijl anderen de gestructureerde Robert's Rules of Order aannemen.
Raadpleeg Past Minutes
De huidige minuten die u compileert, verwijzen mogelijk naar eerdere vergaderminuten. Dit vereist dat u voorbij de vergaderminuten komt voor de nieuwe vergadering, zodat informatie direct beschikbaar is voor alle aanwezigen.
Na de vergadering
Review minuten
Controleer de notulen van de vergadering op typografische fouten of onduidelijke zinnen. Los deze op voordat u de minuten afwerkt. Fouten kunnen mogelijk verwarring veroorzaken over belangrijke taken.
Verzenden naar deelnemers
Stuur de vergadermomenten naar de aanwezigen van de vergadering ter goedkeuring. Dit geeft de aanwezigen de gelegenheid om vragen te stellen of fouten te herstellen. Informeer alle aanwezigen over eventuele wijzigingen.
Finalize en File
Zodra alle aanwezigen de minuten hebben goedgekeurd, ondertekent u het minutendocument met de goedkeuringsdatum die is aangegeven naast de handtekening. Publiceer daarna de minuten op uw computer of in een map met andere vergaderminuten. Houd alle vergaderminuten bij elkaar, zodat u gemakkelijk naar toekomstige vergaderingen kunt gaan en een centrale locatie biedt als iemand naar de documenten moet verwijzen.
