Naarmate werknemers van werk naar werk overstappen of doorgaan met hun loopbaan, hebben ze vaak de behoefte om een laatste e-mail te sturen waarin ze afscheidsgevoelens uiten aan hun voormalige collega's. Veel van deze e-mails komen echter als alledaags over en laten weinig of geen indruk achter op collega's. Medewerkers kunnen een paar trucjes gebruiken om een afscheidsmail te maken en afscheid nemen van zowel stijl als professionaliteit.
Gebruik een Catchy-introductie
De zakelijke website Mergers and Inquisitions betreurt dat de meeste e-mails voor het afscheid van werknemers beginnen met een alledaagse, voorspelbare introductie die de ontvangers ongeïnteresseerd laat. De site raadt auteurs aan een pakkende maar professionele inleiding te gebruiken die de aandacht van de lezer trekt en de ontvanger ertoe brengt meer van het bericht te lezen. Vertrekkende medewerkers moeten in de inleiding niet zo ver gaan dat ze grieven of het bedrijf bashen, hoewel een onprofessioneel intro bruggen kan verbranden en een toekomstige terugkeer naar de werkgever een grotere uitdaging kan zijn. De schrijfwebsite Write Express merkt ook op dat de introductie bedoeld is om geruchten over het vertrek van de werknemer te bevestigen, dus in de eerste paar zinnen hoort een aantal woorden die het doel van de e-mail bevestigen.
Express Waardering
Medewerkers die een afscheidsmail schrijven, hebben nog een laatste kans om hun waardering te uiten voor de geleerde lessen, gemaakte vriendschappen en vele andere positieve aspecten van hun vroegere functie. Write Express beveelt het gebruik van de e-mail aan om voormalige collega's te bedanken voor hun steun, vriendelijkheid en hulp, en auteurs moeten een punt maken om specifiek te verwijzen naar iedereen die een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan de ontwikkeling van de afzender. De New York Times noemde ook een voorbeeld van een afscheidsmail waarin de auteur de ontvangers bedankte voor enkele zeer specifieke bijdragen, maar sommige auteurs geven er de voorkeur aan dergelijke bijdragen vaag te houden.
Herinneringen
De afscheidsmail die de New York Times citeerde, herinnerde ook enkele van de favoriete herinneringen van de auteur aan het werken met het bedrijf. Door herinneringen op te halen over specifieke herinneringen waaraan verschillende collega's hebben deelgenomen, kan de band tussen collega's worden versterkt en deze band versterkt zowel de relatie tussen de vertrekkende werknemer als de afdeling en zorgt voor kameraadschap tussen de overgebleven werknemers. Verzenders moeten voorzichtig zijn bij het ophalen van herinneringen aan gebeurtenissen buiten het kantoor, maar sommige persoonlijke avonturen horen niet thuis in een zakelijke e-mail. De website Mergers and Inquisitions raadt aan om herinneringen te beperken tot professionele inspanningen vanop de werkplek, hoewel sommige werknemers er misschien de voorkeur aan geven een aparte, meer persoonlijke e-mail te sturen naar goede vrienden die klagen over een andere reeks ervaringen.
Sluit een hoge noot
Schrijvende experts van Write Express merken op dat een e-mail voor afscheidsrede op een optimistische toon moet eindigen, waarbij mogelijk positieve herinneringen worden herhaald of hoop op de toekomst wordt uitgesproken. De site waarschuwt medewerkers van medewerkers om geen contact te bieden om contact te houden, tenzij ze echt contact willen houden. Degenen die wel in contact willen blijven met voormalige collega's, moeten de juiste e-mail of sociale netwerkinformatie in de sluitingsregels van de e-mail verstrekken.
