Veel bedrijven geven cheques uit van hun crediteurenafdeling om aan hun financiële verplichtingen te voldoen. Deze financiële verplichtingen omvatten leveranciersbetalingen, rentebetalingen aan kredietverstrekkers of belastingverplichtingen van de overheid. De crediteurenafdeling ontvangt een factuur of een chequevraag, die wordt gebruikt ter ondersteuning van de betaling. Cheques bieden bedrijven verschillende voordelen.
Paper Trail
Een voordeel van het gebruik van cheques is het papieren spoor dat achterblijft bij de controle. Bij elke cheque wordt een papieren document gemaakt met informatie over wie de betaling heeft ontvangen, welke dag de betaling is uitgevoerd en het dollarbedrag van de betaling. Het bedrijf kan beoordelen wanneer de cheque de bank heeft gewist, samen met informatie over wie de cheque heeft ondertekend. Het papieren spoor gecreëerd door de cheque stelt het bedrijf in staat om zijn administratie te behouden. Sommige bedrijven gebruiken dubbele cheques en houden een kopie bij van de cheque voor zijn eigen administratie. Medewerkers bij deze bedrijven kunnen verwijzen naar eerdere controles wanneer zich vragen voordoen.
Veiligheid
Papieren cheques bieden het voordeel van extra beveiliging voor gemailde betalingen. Alleen de genoemde ontvanger kan een papieren cheque voor de betaling presenteren. Als de ontvanger weigert de cheque te ontvangen, kan het bedrijf contact opnemen met de bank om te controleren wie de cheque heeft gepresenteerd. Eventuele discrepanties kunnen direct met de bank worden opgelost. Ook kunnen eigenaren van kleine bedrijven overwegen om leveranciers of geldschieters contant te betalen. Contant geld biedt geen schriftelijk bewijs dat de betaling is gedaan en laat de bedrijfseigenaar open om opnieuw te worden belast voor het bedrag.
Controle
Papieren cheques bieden het bedrijf de mogelijkheid om de uitgevoerde betalingen te beheren. Er zijn verschillende beheersmaatregelen op de crediteurenafdeling om ervoor te zorgen dat cheques voor de juiste hoeveelheid naar de juiste ontvanger worden geschreven. Eén medewerker kan toestaan dat een cheque wordt geschreven nadat de back-updocumentatie is gecontroleerd. Een andere medewerker drukt de cheques daadwerkelijk af. Een senior manager ondertekent de cheques. Dit biedt drie werknemers om deel te nemen aan het betalingsproces voor cheques, waardoor het risico op fouten of fraude wordt geminimaliseerd. Bedrijven gebruiken ook vooraf genummerde cheques. Met vooraf genummerde controles kan het bedrijf onmiddellijk ontbrekende controles identificeren en actie ondernemen om te voorkomen dat die cheques worden geïnd.
Vlotter
Een laatste voordeel van het gebruik van cheques is de float. Float verwijst naar de tijd die verstrijkt zodra het bedrijf de cheque afdrukt totdat het geld de bankrekening van het bedrijf verlaat. In veel gevallen bestaat de float slechts voor een dag. Het bedrijf verdient echter rente voor die extra dag voordat de cheque wordt gepresenteerd voor betaling.
