Hoe hard je ze ook probeert te vermijden, er zullen barrières van communicatie tussen werknemers, managers en klanten opduiken. Een falen van communicatie kan onnodige vertragingen, frustraties en mogelijk verloren zaken veroorzaken. Het goede nieuws is dat er manieren zijn om barrières voor communicatie te overwinnen om uw bedrijf soepel te laten verlopen.
Wat zijn communicatiebarrières in het bedrijfsleven?
Communicatiebelemmeringen zijn overal in het bedrijfsleven te vinden, van top tot middelmanagement tot externe relaties. Communicatieafbraken komen organisatorisch voor, bijvoorbeeld wanneer teamleden geïsoleerd zijn, of individueel, wanneer iemand verkeerd interpreteert of negeert wat een ander zegt. Ze kunnen ontstaan door te veel afleiding op het werk of niet genoeg duidelijkheid over een project. Een paar voorbeelden van veel voorkomende communicatiemogelijkheden die u in uw bedrijf kunt tegenkomen, zijn:
- Afleiding. Als u niet aanwezig bent in een gesprek, leidt dit waarschijnlijk tot miscommunicatie. Of het nu gaat om meerdere onderbrekingen, multitasking of snel naar uw volgende vergadering, afleiding is een barrière voor communicatie die veel problemen kan veroorzaken. Het is er ook een die gemakkelijk te verhelpen is als je leert focussen en aanwezig bent in het moment.
- Zwak managment. Wanneer werknemers hun managers niet waarderen of niet het gevoel hebben dat ze openlijk met hen kunnen praten, worden de communicatiekanalen snel afgesloten. Managers die geen feedback geven, niet luisteren naar problemen, niet openlijk kunnen praten over relevante bedrijfsactiviteiten of geen vragen van hun personeel stellen, creëren belemmeringen voor communicatie die niet hoeven te bestaan.
- Gebrek aan gesprek. Natuurlijk is de beste manier om te communiceren een gesprek. Tegenwoordig hebben mensen echter meer kans om te sms'en of e-mailen wanneer ze een probleem hebben om te bespreken. Dit soort eenzijdige gesprekken leidt vaak tot onnodige misverstanden en frustraties en kan tijdverspilling zijn. Een kwestie die in een direct persoonlijk gesprek van 15 minuten kan worden afgehandeld, wordt in plaats daarvan een dagdagelijkse, angstwekkende woordenwisseling zonder oplossing.
- Fysieke belemmeringen. Wanneer het management zichzelf op een andere verdieping van het gebouw isoleert van de rest van het personeelsbestand of als werkgroepen worden toegewezen aan afzonderlijke kantoren, ontstaan fysieke barrières die tot slechte communicatie leiden.
- Persoonlijkheidsverschillen. De kans is groot dat er verschillende soorten persoonlijkheden rond uw bedrijf zweven. Er is ook een goede kans dat sommige van die persoonlijkheden gewoon niet in elkaar grijpen en verschillende communicatiestijlen hebben, wat leidt tot misverstanden, stereotypen en stilte.
- Gebrek aan duidelijkheid. Bij het omgaan met stakeholders, klanten en personeel is het belangrijk om een duidelijk bedrijfsbeleid te hebben. Als u dit niet zo vaak doet, ontstaat verwarring en frustratie waardoor mensen niet meer met u zaken willen doen.
Als u de tijd neemt om uw werkplek te beoordelen om te leren hoe mensen communiceren, vindt u waarschijnlijk deze en andere veelvoorkomende voorbeelden van belemmeringen voor communicatie. Sommige kunnen sneller worden opgelost dan andere, maar ze vereisen allemaal bereidwillige deelname en goede communicatievaardigheden van je team.
Voorbeelden van communicatiebelemmeringen
Niet alle belemmeringen voor communicatie liggen voor de hand. Het kan lijken alsof je converseert en productief bent, maar het is pas later dat je je realiseert dat niets werkelijk is bereikt. Hier leest u hoe een teamvergadering met een manager vol zit met communicatiebarrières:
Het team komt om 10:00 uur samen met de manager om een netwerkevenement te bespreken. Teamleden komen snel aan, maar de manager voert een telefoongesprek. Iedereen zit onhandig in de kamer, niet wetende wanneer het gesprek zal eindigen en wanneer de vergadering daadwerkelijk begint.
Tien minuten later richt de manager zijn aandacht op de mensen in de zaal en vraagt hij om een agenda voor de vergadering. Niemand heeft er een, dus iemand krabbelt eraan om er snel een te schrijven. Terwijl hij dit doet, raakt de manager afgeleid door een ander telefoontje, waarbij hij binnen 15 minuten het kantoor moet verlaten om iemand op een andere locatie te ontmoeten. Dat resulteert in een overhaaste bijeenkomst waar mensen niet veel vragen stellen omdat ze zoveel mogelijk materiaal willen behandelen in de nu beperkte tijd die beschikbaar is.
Als de vergadering voorbij is en iedereen weer terug is in hun kantoor, kan het team een paar dingen beseffen: ze hebben geen enkele belangrijke items besproken die moesten worden besproken, ze voelden zich gehaast en genegeerd door de manager terwijl ze probeerden te bespreken wat ze wel bedroegen en ze zijn niet verder in hun planning voor het komende netwerkevenement dan ze vóór de bijeenkomst waren. Belemmeringen voor communicatie resulteerden in tijdverspilling en een gebrek aan productiviteit voor alle betrokkenen.
Andere belemmeringen voor communicatie zijn overduidelijk, zoals het teamlid dat je opdrachtdeadline blijft missen zonder je een reden te geven, of de manager die afstemt en met zijn telefoon speelt telkens wanneer je een gesprek probeert te voeren. Het kan organisatorische administratieve rompslomp zijn die voorkomt dat nieuwe ideeën ooit werkelijkheid worden of het gebrek aan intraoffice socialisatie tussen werknemers van verschillende niveaus in het bedrijf.
Externe communicatieproblemen
Als u deel uitmaakt van een bedrijf dat klanten bedient, is externe communicatie net zo belangrijk. Als u bijvoorbeeld niet duidelijk adverteert over de duur van de verkoopprijzen, kunt u belabberde klanten verwachten dat zij alleen betalen wat de verkoopprijs een maand later is. Als u klantenserviceinformatie op uw website opgeeft, maar geen directe manier om contact op te nemen met uw klantenservice, kunt u terechtkomen met openbare klachten op uw sociale media-pagina's in plaats van één klacht die snel en privé had kunnen worden afgehandeld.
Het maakt niet uit of de belemmeringen voor communicatie voor de hand liggen of subtiel zijn, ze doen niets om een bedrijf te helpen slagen. In feite kunnen ze uiteindelijk veel meer problemen veroorzaken dan u verwacht.
Downfalls of Communication Barriers
U denkt misschien dat u geen tijd hoeft te besteden aan communicatie in uw bedrijf, maar er zijn veel gevolgen aan het negeren van communicatieproblemen. Belemmeringen voor communicatie leiden tot gefrustreerde werknemers en klanten die niet het gevoel hebben dat ze worden gehoord. Wanneer dat gebeurt, wordt het personeel minder gemotiveerd, wat leidt tot een gebrek aan productiviteit, creativiteit en innovatie. Het nalaten om effectief met klanten en klanten te communiceren kan zelfs tot verloren zaken leiden.
Als werknemers niet het gevoel hebben dat wat ze zeggen ertoe doet of impact heeft, kunnen ze stoppen met praten en niet communiceren wanneer er iets mis is of wanneer een deadline zal worden gemist. Dit resulteert in inefficiënties, fouten en een bedrijfscultuur die isolement aanmoedigt in plaats van teamwork.
Wanneer mensen niet het gevoel hebben dat ze open kanalen hebben om te communiceren, sluiten veel mensen hun werk af en gaan ze gewoon door met de bewegingen. Dit is waarschijnlijk niet wat u bij uw bedrijf wilt doen. Daarom is het belangrijk om goede communicatie tussen uw personeel en extern met klanten, leveranciers en klanten te prioriteren.
Hoe communicatiebelemmeringen te overwinnen
De beste manier om communicatiebarrières te overwinnen, is om ze te voorkomen in de eerste plaats. Dit wordt gedaan door een duidelijk gedefinieerd beleid voor uw bedrijf op te stellen dat communicatie bevordert. Het kan zo simpel zijn als een korte ochtendvergadering instellen om problemen en projecten aan te pakken, of een meer complexe hiërarchie waarin wordt uiteengezet met wie wanneer er een probleem optreedt. Op deze manier weet iedereen dat ze de kans krijgen om gehoord te worden.
Dit communicatiebeleid moet worden geschreven en beoordeeld met alle nieuwe medewerkers, evenals regelmatig worden herzien en bijgewerkt om de huidige technologie en bedrijfspraktijken te weerspiegelen. Indien nodig kan training in communicatievaardigheden en uw specifieke communicatiebeleid nuttig zijn, vooral voor degenen die niet de beste communicators zijn.
Zelfs als mensen weten dat ze een uitlaatklep hebben om te worden gehoord, is het nog steeds belangrijk dat werknemers actief deelnemen aan het verbeteren van de communicatie binnen het bedrijf. Moedig uw personeel aan om:
- Praten in persoon. Neem indien mogelijk een persoonlijk gesprek. Op die manier is er geen verwarring over toon of betekenis. Als dat zo is, kan het meteen worden aangepakt, frustraties en miscommunicatie worden geëlimineerd. Moedig personeel aan om de telefoon op te nemen en te praten als ze elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten, vooral als het probleem ingewikkeld is. Gebruik alleen e-mail en sms wanneer het een laatste redmiddel is of voor een snelle vraag.
- Beperk afleiding. Gesprekken vereisen zowel praten als luisteren. Zorg ervoor dat je echt luistert door onderbrekingen te beperken, je telefoon neer te leggen en je te concentreren op wat de ander zegt. Dit zal helpen om communicatiebarrières te overwinnen en de andere persoon zich gehoord en gewaardeerd te laten voelen. Afleiding moet zowel persoonlijk als aan de telefoon beperkt zijn.
- Heb een open deurbeleid. Stimuleer een opendeurbeleid, zodat mensen weten dat ze op elk gewenst moment met managers of andere teams kunnen praten. Dit beleid moet worden uitgebreid tot belanghebbenden en klanten, die het gevoel moeten hebben dat ze een geschikte persoon bij uw bedrijf kunnen bereiken wanneer zij een probleem of probleem hebben.
- Creëer sociale kansen. Mensen gaan eerder in contact met mensen die ze kennen. Sociale kansen creëren binnen uw bedrijf en netwerkevenementen voor externe klanten kunnen mensen helpen elkaar te leren kennen en de communicatielijnen te openen. Als mensen elkaar eenmaal hebben ontmoet en een gesprek hebben gehad, zullen ze zich in de toekomst waarschijnlijk meer op hun gemak voelen.
- Hou het simpel. Een andere veel voorkomende belemmering voor communicatie is proberen een goede indruk te maken. Blijf jezelf. Sloeg het jargon of het formele vocabulaire in ruil voor persoonlijke verhalen en duidelijke, beknopte taal. Wees vriendelijk, warm en oprecht. Als het een professionele relatie is, behoud dan uw grenzen terwijl u toch gevoelig blijft voor het probleem.
- Bevestig. Het is belangrijk om de ervaringen van andere mensen te erkennen en dienovereenkomstig te reageren. Kijk uit naar lichaamstaal en emoties en luister naar de woorden die worden uitgewisseld. Wees respectvol voor de informatie die u ontvangt en eventuele gevoelens die ontstaan. Stel vragen, wees positief en geef nuttige en ondersteunende feedback als je kunt.
- Overweeg cultuur. Houd rekening met uitdrukkingen, gebaren en religieuze en politieke overtuigingen die verband houden met verschillende culturen terwijl u converseert, zodat uw boodschap niet verkeerd wordt geïnterpreteerd. Het is ook belangrijk om generalisaties en stereotypen over culturele groepen te controleren voordat u overgaat tot conclusies. Hoe mensen denken, reageren en zien dat de wereld sterk kan variëren vanwege cultuur.
- Prioriteren. Concentreer u alleen op de informatie die u wilt overbrengen in plaats van een informatiedump te doen. Te veel informatie tegelijk kan ertoe leiden dat de luisteraar overweldigd raakt, met als gevolg niets doen. Door alleen relevante informatie te presenteren, communiceer je duidelijker wat belangrijk is en wat de ontvanger moet doen.
- Corrigeer je lichaamstaal. Communicatie komt niet alleen uit woorden. Het komt ook van je lichaam. Hoe je zit en beweegt als je met iemand praat, zegt vaak veel meer dan woorden ooit kunnen. Het maken van oogcontact en het gebruiken van geschikte non-verbale gebaren gaat een lange weg. Kijk niet geïrriteerd, gestrest of afgeleid om te voorkomen dat iemand met je wil praten.
Met een duidelijk omschreven beleid, training en praktijk kunt u voorkomen dat communicatiebelemmeringen uw bedrijf vertragen, wat de efficiëntie zal verhogen.
