Moderne bedrijven kunnen messaging segmenteren om zich te richten op kleine klantgroepen of direct nieuws te leveren aan grote, verspreide arbeidskrachten. Deze mogelijkheden hebben zakelijke communicatie echter niet minder uitdagend gemaakt dan voorheen. Terwijl organisaties snel de consequenties leren van het niet effectief communiceren met klanten en externe belanghebbenden, ineffectieve interne communicatie kan lastiger zijn om te herkennen tot het te laat is.
Voorkeur problemen
Medewerkers vinden het misschien moeilijk om hun communicatievoorkeuren af te stemmen op die van hun collega's. Een oudere werknemer geeft er misschien de voorkeur aan om bijvoorbeeld telefonisch te communiceren, terwijl zijn jongere collega vertrouwt op elektronische communicatie. Als de jongere medewerker via een e-mail op een voicemailbericht reageert in plaats van de oproep terug te sturen, kan de oudere werknemer zich niet gerespecteerd voelen, Het is het beste om de methode te gebruiken die uw tegenpartij het liefst heeft. Als uw contactpersoon in IT altijd snel op uw e-mails reageert, maar het geruime tijd neemt om een telefoongesprek te beantwoorden, is het efficiënter om uw vragen elektronisch door te sturen.
Slecht nieuws communiceren
Je baas vertellen dat je zojuist een sleutelaccount bent kwijtgeraakt, is voor de meesten niet gemakkelijk. Ook is het niet gemakkelijk om het nieuws aan een oude leverancier door te geven dat u uw bedrijf naar haar concurrent overzet. Robert Bies, een professor aan de McDonough School of Business in Georgetown, merkt op dat dit ertoe leidt dat mensen vaak vertragen om de andere partij te vertellen over het slechte nieuws.
In plaats daarvan stelt Bies een veelzijdige communicatiestrategie voor om die uitdagingen het hoofd te bieden. Bereid stakeholders van tevoren voor op het slechte nieuws. Lever het nieuws onmiddellijk en eerlijk, en beperk het vervolgens met mogelijke oplossingen en een duidelijke zilveren voering. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat je verschillende leads in gedachten hebt om het verloren bedrijf te vervangen dat minder verplaatsingen voor je verkoopteam vereist
Tips
-
Sommige werknemers kunnen zich ongemakkelijk voelen om openhartig te communiceren met hun bazen vanwege hun positie in het bedrijf of hun achtergrond. Vooral vrouwen kunnen hier moeite mee hebben, aldus taalkundige expert Deborah Tannen.
Te veel - of niet genoeg
Hoeveel informatie te verspreiden naar werknemers en externe belanghebbenden is een voortdurende uitdaging voor managers. Enge nieuws, zoals een reorganisatie, kan leiden tot sterke reacties als het schijnbaar uit de lucht komt. Door individuen in één-op-één of kleinere vergaderingen te waarschuwen, kan een leider laten weten wie waarschijnlijk bezwaar zal maken tegen het nieuws en wat zijn redenen zijn.
Aan de andere kant kan een manager dat ook geef te veel informatie als de conclusie van het bericht vaag of open is. Aankondiging van ontslagen mei in de nabije toekomst komen, leidt bijvoorbeeld tot angst en kan ertoe leiden dat sleutelfiguren proberen andere banen te nemen. Het kan ook de productiviteit van het kantoor verminderen als werknemers hun tijd doorbrengen met roddelen en werken aan hun cv's.
Informele communicatie kan kostbaar zijn
Anders dan chatter op de werkplek, laat elektronische communicatie een geschreven verslag achter van wat er plaatsvond. Een snelle e-mail kan een gesprek samenvatten en een waardevolle bevestiging bieden voor het geval er later vragen zijn. Echter, bijhouden van gegevens van e-mailverkeer, chatsoftware en andere informele elektronische gesprekken op de werkplek kan een hoofdpijn zijn voor degenen in IT - om nog maar te zwijgen van het juridische team. Ogenschijnlijk buitensporige gesprekken kunnen kostbaar blijken. Het Amerikaanse ministerie van Justitie gebruikte bijvoorbeeld opmerkingen in de chatroom om zijn valutamoipulatiezaak tegen grote banken als UBS, Citigroup en J.P. Morgan Chase te helpen aanpakken.
Project management
Uit een rapport van het Project Management Institute in 2013 bleek dat voor elke miljarden dollars die aan projecten worden besteed, $ 75 miljoen riskant is, alleen als gevolg van ineffectieve communicatie. Hiaten kunnen optreden wanneer niet alle belanghebbenden hetzelfde inzicht hebben in de voordelen van het project, of wanneer de taal die wordt gebruikt om berichten te bezorgen onduidelijk is. PMI raadt je aan uw communicatie afstemmen op de behoeften van elke groepen belanghebbenden. Een projectvoorstel om een website opnieuw te ontwerpen, bijvoorbeeld, zou zich kunnen concentreren op de voordelen op hoog niveau wanneer u senior bedrijfsleiders ontmoet. Het zou meer technische taal en specifieke gegevens gebruiken wanneer het wordt gepresenteerd aan de mensen die het werk zullen moeten uitvoeren.
