Voorstel brief schrijven is een methode voor het opstellen van een voorstel in korte letter formaat. Een voorstel voor diensten is een overtuigende uitnodiging van bedrijven van potentiële klanten. Significant onderzoek moet worden uitgevoerd voordat een voorstel van diensten wordt gedaan aan een potentiële klant. Als de brief te algemeen is of als de brief niet voldoet aan de onvervulde behoeften van de klant, kan de brief snel in de prullenbak terechtkomen. Tot de sleutels tot een succesvolle voorstelbrief behoren duidelijk beknopt schrijven en beknopte uitleg over termen, voordelen en budget.
Identificeer de doelgroep en voer uitgebreid onderzoek uit. Onderzoek eerdere servicegerelateerde uitgaven, inclusief de momenteel gebruikte services, betaalde prijzen op jaarbasis en tevredenheidsniveau met huidige services. Dergelijk onderzoek kan worden voltooid door een onafhankelijk onderzoeksbureau in te huren om soortgelijke vragen te stellen tijdens een korte oproep. Onderzoek hoe uw bedrijf aan deze servicebehoeften kan voldoen. Stel vast wat de voordelen zijn van het gebruik van de services van uw bedrijf over die van een ander of in het algemeen.
Omvat de reikwijdte van uw voorstel in één tot twee zinnen. De samenvatting moet de naam van uw organisatie bevatten, wat u doet, hoe u uniek bent, verwachtingen die klanten kunnen hebben over uw diensten, verwachte prijs en resultaten.
Leg uit waarom je de cliënt benadert. Bepaal wat u weet over de klant, zoals: "We begrijpen dat u vorig jaar $ 9.000 aan documentbeheerdiensten hebt uitgegeven. Deze informatie is afkomstig van een recente enquête die we hebben uitgevoerd via Independent Survey Company."
Beschrijf het probleem voor de klant. Als hij te veel betaalt, leg dan uit hoe en waarom. Als hij geen gebruikmaakt van services, leg dan uit waarom hij moet. Verstrek statistieken of studieresultaten om uw claim te onderbouwen. Identificeer hoe de cliënt voordeel zal hebben bij het gebruik van uw diensten.
Vat de mogelijkheden van uw bedrijf samen om de voorgestelde services te voltooien. Leg uit welke methodologie u gebruikt, welke technieken, producten, vaardigheden van werknemers en wat het belangrijkste doel is bij het leveren van de service. Definieer duidelijk hoe u aanzienlijk verschilt van concurrenten zonder te zeggen: "wij zijn beter dan onze concurrenten."
Bespreek prijsstelling door de verwachte kosten aan de klant te bieden. Breng aanvullende services bij die de klant kan toevoegen en de kosten voor die extra services.
Sluit de brief door de klant te bedanken. Vermeld een naam en nummer voor de cliënt om op uw brief te reageren of informeer verder. Onderteken de brief met de naam en handtekening van de hoogste autoriteit in het bedrijf.
