Of u nu reageert op een offerteaanvraag of een ongevraagd voorstel voor diensten aanbiedt, onthoud wat Kyocera-oprichter Kazuo Inamori eens opmerkte: "Geen enkele klant gaat ooit naar een winkel om de winkelier te plezieren." Zelfs als u een groot hoeveelheid informatie over uw vermogen om een project te onderhouden, focus op de behoeften van de klant, instructies en sneltoetsen. Op die manier zullen de toon, inhoud en organisatie van uw voorstel responsief op hun plaats vallen. Duidelijke kennis van het bedrijf van een klant aantonen en de voordelen van het gebruik van uw services benadrukken om een overtuigend overtuigend stempel te drukken op uw voorstel.
Pre-proposal voorbereiding
Plan uw inhoud. Als u niet wordt vermeld, vraag de klant dan welke factoren zij in overweging zal nemen bij het nemen van een koopbeslissing en plan uw voorstel dienovereenkomstig. Minimaal, adres uw begrip van de behoeften van een klant en wat onderscheidt u van uw concurrentie op het gebied van training, ervaring, capaciteiten en relaties. Bespreek ook uw aanpak voor het oplossen van de behoeften van een klant, samen met hoe lang het zal duren en hoeveel het gaat kosten.
Maak een overzicht, dat later als inhoudsopgave kan dienen. Als u reageert op een formeel verzoek om een voorstel, volgt u de specifieke instructies. Anders organiseer je informatie van wat het belangrijkst is om voor een klant het minst belangrijk te zijn. Plaats bijvoorbeeld cv's bij het begin van een voorstel voor een nieuwe klant of tegen het einde van uw voorstel voor een terugkerende klant die al bekend is met uw inloggegevens.
Maak een matrix die één rij toewijst aan elke sectie in uw overzicht en één kolom aan elk van de aandachtsgebieden of selectiecriteria van de klant. Implementeer binnen elke resulterende cel de aspecten van uw kwalificaties en aanpak die de hot-buttons van uw klant aanspreken. Gebruik deze matrix om uw inhoud verankerd te houden aan de behoeften van uw klant en herinner u aan de punten die binnen elke sectie moeten worden benadrukt.
Voorstel schrijven
Verdiep de klantvoordelen consequent in uw aanbod voor services. Begin altijd een gedeelte waarin wordt beschreven hoe een klant krijgt wat hij waardeert of wil, of vermijd wat hij vreest of niet leuk vindt, door gebruik te maken van uw services.
Geef bewijs om de beweringen die u in uw voorstel doet te ondersteunen. Onderbouw bijvoorbeeld een succesvol trackrecord met vergelijkbaar werk met aanbevelingsbrieven, gratis offertes of de contactgegevens van tevreden klanten.
Kies een geschikt formaat en toon. Soms is een formele brief voldoende, soms is een langer document met tabbladen nodig. Indien niet gespecificeerd, vraag de klant dan hoe zij uw informatie wenst te ontvangen en of zij u kopieën kan lenen van eerdere winnende voorstellen om te beoordelen.
Creëer eenvoudig leesbaar materiaal. Gebruik korte, samenhangende zinnen in alinea's van niet meer dan 10 regels. Gebruik een lettergrootte van 10 tot 12 punten en neem royaal witruimte op tussen secties en paragrafen. Gebruik kopteksten om de klant te helpen bij het doorzoeken, scannen en gemakkelijk vinden van informatie. Accentueer belangrijke punten met afbeeldingen en afbeeldingen, en vetgedrukte, cursieve of onderstreepte tekst.
Tips
-
Wanneer u de klant vraagt om eventuele wazige delen van het project of de vereisten van het voorstel te verduidelijken, kunt u de gelegenheid aangrijpen om uw interesse in zijn bedrijf en interesses aan te tonen.
Maak een overzicht van de inhoud van uw voorstel om uw klant op de hoogte te stellen van wat komen gaat. Presenteer dit overzicht vroeg in uw voorstelbrief of begeleidende brief; in grotere voorstellen, maak een samenvatting van de samenvatting die uw inhoudsopgave volgt en aan alle andere secties voorafgaat.
Sjablonen zijn handig om te voorkomen dat u telkens opnieuw het wiel moet uitvinden wanneer u een voorstel voor services schrijft.
Controleer uw voorstel op spelling- en grammaticafouten voordat u het afdrukt en indient. Gebruik zoveel mogelijk ogen; eenvoudige fouten kunnen wegglippen door mensen die veel versies van het voorstel hebben gelezen. Zoek indien mogelijk nieuwe ogen.
