Hoe een fax adresseren. Zelfs in deze tijd van e-mail is het soms nodig om papieren documenten naar zakenpartners te sturen, en een faxapparaat is nog steeds vereist in de zakenwereld van vandaag. Een correct geadresseerde fax is een teken van professionaliteit en u maakt eerder een goede indruk als u leert hoe u een fax adresseert.
Krijg de nodige contactgegevens. Verzamel de naam van de ontvanger (correct gespeld), haar faxnummer en haar vaste nummer. Zorg ervoor dat u ook uw eigen faxnummer en vaste nummer kent.
Zoek een voorblad. Veel bedrijven hebben voorbladen bij het briefhoofd van het bedrijf. Als uw bedrijf geen voorbedrukte voorbladen heeft, kunt u de begeleidende sjablonen van Microsoft Office gebruiken, die u kunt downloaden van de Microsoft-website.
Vul de begeleidende brief in met alle contactgegevens. Als u niet in een formulier typt, moet u zorgvuldig en leesbaar schrijven. Neem alle informatie uit stap 1 op. Vermeld ook het totale aantal pagina's dat moet worden verzonden, zodat de ontvanger weet wanneer alle pagina's zijn aangekomen.
Verzend de fax. Wacht op bevestiging. De meeste faxmachines hebben een display op het voorpaneel dat controleert of de verzending met succes is voltooid. Als uw faxapparaat geen weergave heeft, kunt u uw ontvanger bellen om ervoor te zorgen dat hij alle pagina's heeft ontvangen.
Tips
-
Misschien wilt u een "memo" opnemen in uw voorblad. Dit gedeelte beschrijft in het kort de documenten die u verzendt. Als u een fax naar een grote organisatie verzendt, kan dit ertoe bijdragen dat de pagina's bij de juiste persoon terechtkomen.
