Er was een tijd dat boekhoudtransacties handmatig werden geregistreerd op grote, kolomvormige vellen groen papier, ledger-pads genaamd. Gelukkig voor bedrijfseigenaren helpt de boekhoudsoftware om de boekhouding efficiënt, accuraat en compliant te maken. Het kiezen van een boekhoudsoftware is een belangrijke overweging voor elke bedrijfseigenaar of management professional en zou de hoogste prioriteit moeten krijgen.
Functie
Boekhoudsoftware slaat zakelijke transacties op in verschillende rekeningen die zijn toegewezen aan het type transactie en categorie. Inkomsten en uitgaven zijn twee soorten transacties die zijn opgeslagen in boekhoudsoftware. Voorbeelden van categorieën zijn loonkosten en kantoorbenodigdheden. Een volledige lijst van alle transacties geregistreerd per type en categorie wordt het grootboek genoemd.
Types
Boekhoudsoftware wordt in het algemeen ingedeeld in twee typen. Het eerste type is bedoeld voor boekhoudprofessionals die een duidelijk begrip hebben van de grootboekadministratie. Het tweede type is bedoeld voor bedrijfseigenaren die allesbehalve elementaire kennis van de boekhouding missen. Boekhoudsoftware kan ook branchespecifiek zijn.
Kenmerken
Boekhoudsoftware verdeelt functionaliteit in modules die standaard zijn voor de software of afzonderlijk worden gekocht. Debiteuren en debiteuren zijn voorbeelden van twee modules die gewoonlijk deel uitmaken van een standaard boekhoudpakket. Payroll en voorraadbeheer zijn voorbeelden van extra modules die u mogelijk afzonderlijk kunt aanschaffen. Sommige boekhoudsoftware wordt rechtstreeks op uw pc of netwerk geïnstalleerd, terwijl andere software via internet wordt gebruikt.
overwegingen
Het belangrijkste om rekening mee te houden bij het selecteren van boekhoudsoftware is het opleidingsniveau van de persoon die de software zal gebruiken. Andere belangrijke dingen om te overwegen zijn functionaliteit en kosten. Houd bij het berekenen van de totale investeringskosten rekening met conversiekosten, technische ondersteuningskosten en jaarlijkse verlengingskosten. Leercurve is ook een belangrijke overweging bij het kiezen van boekhoudsoftware. Omzet is duur en software met een steile leercurve kan de omzetkosten drastisch doen stijgen.
Voordelen
Boekhoudsoftware elimineert redundantie die ooit bestond in de accountingfunctie. Wanneer bijvoorbeeld leverancierinformatie is ingevoerd in een crediteurenmodule, hoeft de informatie nooit opnieuw te worden ingevoerd, ongeacht hoeveel cheques u aan die leverancier uitgeeft. Met een druk op de knop kan de boekhoudsoftware ook complexe financiële overzichten genereren, zoals de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht.
Expert Insight
Veel softwarefabrikanten bieden proefversies van hun product. Maak testcases van dagelijkse boekhoudtransacties en test deze in elke proefversie die u overweegt. Als er geen proefversie beschikbaar is, vraag dan een vertegenwoordiger voor een live demonstratie en geef hen uw testcases. Vraag de fabrikanten naar klantreferenties, bij voorkeur in uw branche.
