Alle bedrijven moeten een soort grootboek bijhouden in het geval dat een belastinginner of een IRS-agent aanklopt. Een grootboek kan worden bewaard in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel, maar de schoonheid van een grootboekboek is de draagbaarheid. U kunt de grootboekrekening elke nacht naar huis brengen of meenemen naar investeerders om hen een beeld te geven van hoe het bedrijf financieel presteert. Het is ook verstandig om een grootboek bij te houden voor persoonlijke uitgaven, als een soort van verrijkt chequeboekje.
Trek zes verticale lijnen langs de eerste pagina van het grootboekboek en laat zeven kolommen over. Houd er rekening mee dat sommige grootboeken overgeladen zijn, maar nog steeds kunnen worden gewijzigd met een pen.
Label de zeven kolommen "Datum", "Beschrijving", "Krediet", "Debet", "Saldo", "Controlegetal" en "Goedkeuring".
Gebruik de eerste regel in het grootboekboek om het beginsaldo op te nemen. Schrijf onder de beschrijving "Beginsaldo" (en "Saldo doorsturen" op volgende pagina's) en vermeld het startbedrag in de kolom "Saldo".
Noteer alle verkopen, debiteuren of betalingen in de kolom "Krediet", vermeld de datum en een beschrijving in de desbetreffende kolommen die aangeven waarom geld werd ontvangen.
Noteer alle aankopen, crediteuren en loonstaten in de kolom "Debet", vermeld de datum en een beschrijving waarin wordt uitgelegd waarom geld werd verspreid. Noteer het chequenummer in de kolom "Check Number". Laat een manager of boekhouder initiëren onder de kolom "Goedkeuring".
Behoud het huidige saldo na elke credit- en debettransactie om een beeld te krijgen van waar het bedrijf zich financieel bevindt en om ervoor te zorgen dat volgende controlegetallen worden gebruikt en dat er geen cheques worden gestolen.
Bewaar bon voor alle transacties. Bewaar een cheque stub voor uitbetalingen en facturen voor betalingen. Plaats deze bonnen in een envelop bij het grootboek. Sla de items maandelijks op samen met een kopie van het grootboekbestand van die maand.
Tips
-
Noteer alle transacties op het moment van de transactie. U wilt aan het eind van de maand geen restant aan credits en afschrijvingen overhouden om op te nemen.
