De manier waarop een bedrijf wordt geleid, is van invloed op de successen en mislukkingen die het zal hebben. Wanneer het managementteam solide langetermijndoelstellingen voor de organisatie identificeert, plus innovatieve manieren om deze te realiseren, dan heeft de organisatie als geheel de motivatie en de drive om naar die uitkomst toe te werken.
Stel je voor dat je werkte voor een organisatie waar het senior managementteam geen groeiplannen of langetermijndoelen kon erkennen. Wat zou er met dat bedrijf gebeuren? Het kan zichzelf een paar maanden onderhouden, maar het gebrek aan planning of strategische interventie kan leiden tot de ondergang ervan. Evenzo kan het ontbreken van enige richting door het hogere management ertoe leiden dat de werknemers het vertrouwen in het bedrijf verliezen. Organisatieplanning, die strategieën omvat voor alle niveaus van het bedrijf, is essentieel voor het succes van de onderneming.
Organisatie Planning Definitie
Organisatieplanning begint wanneer het senior managementteam de korte- en langetermijndoelstellingen van het bedrijf identificeert. Zodra die doelen zijn gedefinieerd en verfijnd zodat ze duidelijk en haalbaar zijn, is het van essentieel belang om specifieke strategieën en plannen te formuleren om die doelen te bereiken. Organisatieplanning zorgt ervoor dat er een visie is voor het bedrijf, zodat de werknemers weten en begrijpen hoe hun dagelijkse banen bijdragen aan het bedrijf als geheel.
De doelen die een bedrijf stelt, moeten realistisch genoeg zijn om te worden geïmplementeerd binnen de middelen van de organisatie. Het is goed om naar de sterren te reiken, maar tegelijkertijd moeten de doelen ook haalbaar zijn. Niet in staat zijn doelen te raken die ver buiten het bereik liggen, kan demoraliserend zijn voor het bedrijf. Een goed doel moet ook kwantitatief meetbaar zijn. Op deze manier kan het bedrijf de voortgang van het fiscale jaar volgen en nagaan hoe ver ze zijn gekomen en hoeveel verder ze nog te gaan hebben. Het is ook belangrijk om een tijdschema te schetsen om het doel te bereiken, zoals binnen een belastingjaar of een kwartaal. Op deze manier kan het bedrijf projectdeadlines vaststellen om iedereen op schema te houden.
Naast het definiëren van doelstellingen en het ontwikkelen van plannen om deze te bereiken, omvat organisatieplanning personeel en toewijzing van middelen.De juiste mensen moeten aanwezig zijn om hun taken uit te voeren en de noodzakelijke middelen, inclusief financiën, moeten beschikbaar zijn voor de organisatie, zodat ze de plannen met succes kunnen implementeren.
Omdat elke organisatie uniek is, zal geen enkele structuur of personeelsmethode voor elk bedrijf werken. Bepaalde factoren moeten echter altijd in overweging worden genomen bij het plannen van een effectieve organisatiestructuur. Bedrijven moeten de sterke en zwakke punten van verschillende organisatiestructuuropties, zoals functionele, afdelings- of matrixstructuren, onderzoeken en evalueren en nagaan welke ze zullen instellen om hun organisatiedoelstellingen het best te bereiken. Het bedrijf zal ook hun groeipatronen moeten voorspellen, en hoe ze passen in hun algemene plannen. Daarnaast zal de organisatie moeten zien welke structuur de meest significante operationele efficiëntie en werknemerstevredenheid zal opleveren.
Organisatieplanning kan van toepassing zijn op elke bedrijfsgrootte, of het nu gaat om een klein ondernemersbedrijf of een multinationaal conglomeraat. In elke situatie is het van cruciaal belang voor het managementteam om de doelstellingen van het bedrijf te bepalen en plannen op te stellen om deze te bereiken, naast de middelen die nodig zijn om die doelen te bereiken.
Typen organisatieplanning
Er zijn veel manieren om typen organisatieplannen te categoriseren, hoewel veel van deze in vier hoofdcategorieën vallen: financieel, strategisch, onvoorzien en opvolging. Elk type organisatieplan kijkt naar het bedrijf als geheel, maar dan door de lens van een bepaald gebied. Op deze manier is het gemakkelijk om te zien hoe het bedrijf het in veel verschillende scenario's zal doen.
Financiële planning in een organisatie is erop gericht om meer inkomsten te genereren of het marktaandeel van het bedrijf te vergroten. Financiële planning kan ook voorspelbare financiële problemen oplossen die het bedrijf in de toekomst kan tegenkomen. De manier waarop een financieel plan wordt gestructureerd, is afhankelijk van het niveau van het bedrijf en de doelen die het wil bereiken. Een belangrijke factor van een financieel plan is dat het in de realiteit moet worden geworteld. Net als bij effectieve doelplanning, moet het financiële plan rekening houden met het echte financiële beeld van het bedrijf, nu en in de toekomst. Het plan moet ook toekomstgericht zijn, zodat het potentiële problemen kan opvangen die het bedrijf mogelijk moet overwinnen.
Neem een klein bedrijf, zoals een digitaal marketingbureau, bijvoorbeeld. Met een staf van vijf is het bedrijf vastgelopen op een plateau en beschikt het niet over voldoende personeel om het bedrijf te laten groeien. Het vergroten van hun omzet is een van hun organisatiedoelstellingen. Als ze echter een andere werknemer inhuren, hebben ze niet de financiën om voor hen te betalen. Het hebben van een duidelijk financieel plan voor deze organisatie zal hen niet alleen helpen uit te zoeken hoe ze een extra hulpbron kunnen inbrengen, maar ook hoe ze ervoor moeten betalen. Bovendien kan het hebben van die nieuwe medewerker hen helpen hun omzet te laten groeien en hun organisatiedoel te bereiken.
Een ander type organisatieplan is strategische planning, waarbij de visie van het bedrijf wordt vertaald in doelen en doelstellingen, met stappen om deze te bereiken. Strategische planning kijkt niet alleen naar binnen bij het bedrijf zelf, maar richt zich ook op de markt en de industrie, maar ook op de concurrenten. Dit soort planning omvat het analyseren van de toekomstige kansen van het bedrijf en mogelijke binnenkomende bedreigingen. Het vereist ook het volledig kennen van de sterke en zwakke punten van de organisatie. Strategische planning vereist ook inzicht in wie de concurrenten op de markt zijn en wat hun sterke en zwakke punten zijn in vergelijking met de organisatie. Een realistisch beeld van de algemene markt en economie is ook noodzakelijk.
In het geval van het digitale marketingbureau kan een deel van hun strategische visie bijvoorbeeld zijn om een nieuwe dienst aan te bieden, zoals copywriting van materialen voor leadgeneratie. Als het bedrijf zich tot dat moment voornamelijk heeft gericht op webontwerp en online adverteren, zullen zij grondig onderzoek moeten doen naar het copywriting-veld om te begrijpen hoe het in de branche werkt. Als hun concurrenten copywriting als een service aanbieden, kan het voor hen verstandig zijn om het ook aan te bieden. Ze hebben mogelijk ook een manier nodig om hun copywriting-services te onderscheiden van hun concurrenten.
Veel organisaties creëren ook noodplannen voor resultaten die buiten het normale bereik vallen. Dit soort organisatieplanning helpt om potentiële risico's voor het bedrijf te beperken en kan mogelijk zelfs helpen gebeurtenissen te vermijden die catastrofale gevolgen kunnen hebben. Een robuust rampenplan is goed onderzocht en presenteert realistische scenario's die kunnen plaatsvinden met mogelijk negatieve gevolgen voor het bedrijf, en het biedt een stapsgewijze oplossing die het bedrijf in dat scenario kan implementeren. Noodplanning kan een organisatie redden van ondergang en kan helpen groeien in tijden van overgang.
Een mogelijk catastrofaal scenario voor het digitale marketingbureau kan zijn dat hun grootste klant, die meer dan 50 procent van hun omzet genereert, besluit om te tekenen bij een van hun concurrenten. In dit geval zou het bedrijf een groot deel van zijn inkomen verliezen. Als ze niet weten hoe ze kunnen worden vervangen, moeten ze mogelijk een faillissement aanvragen. Een noodplan zou in hun geval mogelijke oplossingen voor dit probleem bieden, waaronder manieren om die klant terug te brengen naar het bedrijf, hun inkomsten via andere kanalen te verhogen of zelfs een lening af te sluiten voor verlichting op korte termijn. Door een plan al in te voeren als hun grootste klant vertrekt, kan het digitale marketingbureau meteen aan het werk gaan om hun probleem op te lossen, in plaats van tijd te verspillen met het proberen een plan te bedenken terwijl ze in crisismodus zijn.
Succession planning is een andere effectieve manier van organisatieplanning. Dit omvat het ontwikkelen van een strategie die moet worden opgezet wanneer een belangrijke speler in de organisatie vertrekt. Als iemand met een beslissingsbeleidsrol de organisatie om welke reden dan ook verlaat, gepland of niet gepland, kan het bedrijf als geheel van zijn koers worden gebracht. Ze kunnen hun organisatiedoelen misschien niet halen als ze niet het juiste leiderschap hebben. Opvolgingsplanning houdt meer in dan alleen het benoemen van een opvolger. Het betekent trainen en verzorgen van die persoon om de leidende positie te vervullen voordat de noodzaak zich voordoet. Op deze manier is er geen tijd om de opvolger op de hoogte te houden en kan de organisatie gewoon doorgaan met werken.
Als de hoofdwebontwikkelaar van het digitale marketingbureau bijvoorbeeld plotseling weggaat, kan het bedrijf zijn bestaande projecten of nieuwe projecten mogelijk niet afronden totdat ze een vervanging hebben geïnstalleerd. Voor een klein bedrijf kan dit betekenen dat ze mogelijk hun deuren moeten sluiten. Met een opvolgingsplan hebben ze misschien een junior-ontwikkelaar opgeleid om de rol op zich te nemen. Als die persoon al gepast was voor de belangrijkste beslissingspositie, dan zou het bureau door kunnen gaan met het onderhouden van hun klanten zonder enige hapering.
Waarom u organisatieplanning moet gebruiken
Een goede organisatieplanning stelt het bedrijf in staat zijn volledige potentieel te bereiken. Door middel van een systematische aanpak kunnen bedrijven vaststellen waar ze naartoe willen en vervolgens de stappen uitvoeren die ze kunnen gebruiken om daar te komen. Als een organisatie geïnteresseerd is in groei en niet precies weet hoe daar te komen, kan organisatieplanning helpen om de stappen vast te stellen die ze moeten nemen, zowel om hun doelen te definiëren als om ze te bereiken.
Organisatieplanning helpt bedrijven om strategisch te zijn in de manier waarop ze belangrijke beslissingen nemen. Wanneer er grotere bedrijfsdoelstellingen zijn, dan is het gemakkelijker om bepaalde beslissingen te nemen bij het gebruik van een strategische methode. Evenzo kan organisatieplanning bedrijven helpen om op hun sterke punten voort te bouwen. Als er specifieke gebieden zijn waar de organisatie uitblinkt, zou het verstandig zijn om daar meer op te spelen om het bedrijf te laten groeien. Aan de andere kant van het spectrum kunnen de zwakheden van een organisatie worden verbeterd met behulp van organisatieplanning. Elementen van financiële planning en noodplanning kunnen een belangrijke rol spelen bij het overwinnen van de zwakke punten van een bedrijf.
Het succes van het bedrijf vergroten is een van de belangrijkste redenen waarom organisaties moeten werken met organisatieplanning. Door het ontwikkelen van plannen en processen kan het bedrijf werken aan het verbeteren van procedures die continu worden ingevoerd. Verbetering van de manier waarop het bedrijf opereert, helpt hen ook een concurrentievoordeel te behalen, wat ook hun bedrijfsactiviteiten kan vergroten.
Hoe Organisatieplanning te verbeteren
Geen enkele methode van organisatieplanning werkt voor een bedrijf. Vaak moet een bedrijf verschillende manieren van organisatieplanning toepassen om te vinden wat voor hen goed werkt. Het verbeteren van de organisatieplanning is een doorlopende klus, omdat naarmate het bedrijf groeit en verandert, de manier waarop het bedrijf plannen moet wijzigen om aan nieuwe eisen te voldoen.
Eerlijkheid en openheid zijn belangrijke aspecten van organisatieplanning. Het is van vitaal belang om een duidelijk en objectief beeld te hebben van hoe het met de organisatie gaat. Op deze manier wordt het gemakkelijker om potentiële problemen of dreigingen te identificeren waarmee de organisatie wordt geconfronteerd, of specifieke zwakke punten die binnen het bedrijf opduiken. Het verwijderen van interne wegversperringen die werknemers tegenkomen, helpt hen om zich vervolgens te concentreren op de taak die voorhanden is. Zodra interne wegversperringen, zoals sommige procedures of beleidsregels, zijn verwijderd, kunnen werknemers werken aan het verbeteren van de zwakke punten van de organisatie.
Bij het verbeteren van de organisatieplanning is het van essentieel belang om een reeks metrieken te hebben om de prestaties van het plan te meten. Metrics kunnen van grote waarde zijn en fungeren als een leidraad voor het nemen van beslissingen over de belangrijkste elementen van het bedrijf. Het management kan de gegevens gebruiken om gebieden aan te wijzen waarop de organisatie haar inspanningen moet concentreren en vervolgens strategieën moet ontwikkelen om de operaties te finetunen, waardoor het bedrijf zijn algehele prestaties verbetert.
