Welk type bedrijf u ook gebruikt, uw factureringssysteem voor uw klanten is een van de belangrijkste aspecten om winst te maken. Zonder een effectief systeem voor het incasseren van debiteuren, zult u het moeilijk hebben om de betaling te ontvangen. Zonder betaling kan uw bedrijf niet worden uitgevoerd. Er zijn verschillende potentiële systemen die u kunt gebruiken om uw klanten te factureren; degene die geschikt is voor u hangt grotendeels af van het type bedrijf dat u gebruikt.
Prepaid facturering
Een populaire factureringsmethode voor op services gebaseerde bedrijven, zoals telecommunicatiebedrijven of internetserviceproviders, is prepaid-facturering. Bij dit type facturering betalen klanten van tevoren een bepaalde hoeveelheid service: een bepaalde hoeveelheid tijd of eenheden. De betaling is verschuldigd en moet worden ontvangen voordat uw klanten toegang hebben tot hun gekochte service. Het is een effectief factureringssysteem om ervoor te zorgen dat uw debiteuren consequent worden betaald voordat services worden weergegeven.
Postpaid-facturering
Postpaid-facturering is een systeem waarbij de klant ermee instemt om op een later tijdstip te betalen voor ontvangen producten of diensten. Aan het einde van een ingestelde factureringsperiode stuurt u een factuur naar uw klanten met vermelding van hun rekeningnummer, dienst of gebruikte producten, het verschuldigde bedrag en de vervaldag van de betaling. Er is facturerings- en boekhoudsoftware beschikbaar om deze informatie te onderhouden. Het kan moeilijk zijn om op dit soort rekeningen te incasseren als u te maken hebt met klanten met slecht krediet, of die eenvoudigweg de betaling weigeren. Als u zich bezighoudt met dit soort facturering, overweeg dan het aanbieden van kortingen voor prompte betaling, maar wees bereid om medewerkers toe te wijzen om direct klanten te contacteren voor openstaande facturen. In extreme gevallen kan het nodig zijn om het account over te dragen aan een incassobureau.
Credit- en debetnota's
Credit- en debetnota's zijn niet geschikt als een enkel factureringssysteem, maar zijn belangrijk in het geval van wijzigingen in een account of betalingen, of gemaakte fouten. U geeft creditnota's uit aan klanten die hebben betaald voor diensten of producten die zij niet hebben gebruikt of ontvangen, of als een fout in uw facturering heeft veroorzaakt dat de klant teveel heeft betaald. Debetnota's zullen op de tegenovergestelde manier worden gebruikt; wanneer een klant meer gebruikt dan zijn vooruitbetaalde vergoeding, of als hij anders te weinig wordt betaald voor zijn diensten. Debetnota's vragen in essentie meer geld van de klant, terwijl creditnota's of credits zich vertalen in teruggestort geld of servicekredieten die worden doorgerold naar de volgende betalingscyclus.
Ordergebaseerde facturatie
Ordergebaseerde facturatie kan worden vergeleken met vooruitbetaalde facturering voor producten. Als uw bedrijf een leverancier of groothandelaar is, kunt u ervoor kiezen om van uw klanten te eisen dat zij volledig of gedeeltelijk betalen wanneer zij hun bestelling plaatsen. Dit heeft de vorige voordelen van prepaid-facturering. U kunt ook alleen gedeeltelijke vooruitbetaling en volledige betaling op een later tijdstip eisen, waarna u uw klanten een factuur moet sturen waarin de rest van de betaling wordt gevraagd. Als u deze methode wilt gebruiken, moet u een nauwkeurige registratie bijhouden van wat klanten al hebben betaald.
Op bezorging gebaseerde facturering
In dit systeem van facturering stuurt u een factuur en een bestelbon met details over elk artikel en elke hoeveelheid naar uw klant, samen met de levering. U kunt ervoor kiezen om de volledige betaling bij aflevering te vereisen of om een vervaldatum op de factuur op te geven. Zorg ervoor dat u de contactgegevens van de bestellijsten vermeldt in geval van verschillen tussen de bestelling en de factuur.
