Effectieve zakelijke brieven zijn een belangrijk hulpmiddel in het arsenaal van elke ondernemer. Of het nu gaat om de verkoop van een product of dienst, of simpelweg om de schrijver zelf te introduceren, een effectieve zakelijke brief moet enkele basiskenmerken hebben om een lezer te laten reageren. De brief moet de ontvanger aanspreken en hem overtuigen om te doen wat de schrijver wil. Alle effectieve zakelijke brieven hebben bepaalde gemeenschappelijke kenmerken.
Complete informatie
Een effectieve zakelijke brief bevat alle informatie die een lezer nodig heeft om op de juiste manier te handelen. In de brief staat duidelijk wie de brief is en waar en hoe te reageren. Het geeft aan waar de brief over gaat, wanneer actie moet worden ondernomen, waar die actie moet worden ondernomen en waarom er nu actie moet worden ondernomen. De zakelijke brief zit vol met informatie en laat niets te wensen over. Het heeft een duidelijke call-to-action en vertelt de ontvanger hoe hij die actie moet uitvoeren.
Beknoptheid
De effectieve zakelijke brief is niet bloemig of sierlijk. Het is reserve en to the point. Er zijn geen verspilde woorden. De taal is beknopt in de aflevering, zodat de lezer alleen de benodigde informatie heeft. Een zakelijke brief is geen plek om te pronken met grote woorden of poëzie. Effectieve zakelijke brieven zijn kort en to the point.
Voordelen, geen functies
Effectieve zakelijke brieven richten zich op de voordelen voor de ontvanger, niet op de kenmerken van het product of informatie. Het beantwoordt de vraag voor de lezer: "Wat levert het mij op?" Een zakelijke brief houdt rekening met de tijdsbeperkingen voor de lezer en de behoeften die de lezer op tafel legt. Het is geschikt voor hen, waardoor het voor de lezer gemakkelijk is om de gewenste actie te ondernemen. Zakelijke brieven richten zich op hoe de briefschrijver de lezer kan helpen, niet waarom de lezer de schrijver zou moeten helpen.
specificiteit
Gebruik een specifieke taal bij het schrijven van zakelijke brieven. Vertel lezers precies wat ze kunnen verwachten van producten, diensten of bedrijven. Gebruik geen vage taal waardoor ze kunnen gissen. Gebruik indien nodig voorbeelden om de taal verder te verduidelijken om de zakelijke brief duidelijk te maken aan de lezer. Als een belofte in een brief wordt gedaan, moet u ervoor zorgen dat het bedrijf dit kan ondersteunen. Gebruik ook actiewerkwoorden in plaats van passieve werkwoorden om je zinnen kracht te geven.
helderheid
Vermijd het gebruik van jargon tenzij dit absoluut noodzakelijk is in een poging duidelijk te communiceren. Het is belangrijk om duidelijk te maken wat de brief precies biedt en wat de brief de lezer vraagt om te doen. Als dit niet het geval is, kan de lezer de gevraagde actie niet uitvoeren en is de brief niet effectief. Gebruik duidelijke, krachtige taal om te benadrukken wat de lezer moet doen na het lezen van de zakelijke brief. Korte zinnen met sterke, bruikbare werkwoorden worden aanbevolen om de lezer aan te moedigen om te handelen.
Etiquette
Zorg ervoor dat u de juiste etiquette volgt in zakelijke brieven. Zorg ervoor dat u de juiste naam en spelling krijgt van de persoon die de brief ontvangt. Richt ze op de juiste manier. Reageren op alle brieven waarvoor een antwoord moet worden geretourneerd. Door een goede etiquette te volgen, laat een ondernemer zien dat hij het juiste respect heeft voor de persoon naar wie hij schrijft. Dat respect kan een grote bijdrage leveren aan het oproepen van de lezer van de brief.
Juistheid
Van de opmaak van de brief tot de geschiktheid van de ontvanger, moet een zakelijke brief veel goede aantekeningen raken om effectief te zijn. Zorg ervoor dat het naar de juiste persoon wordt gestuurd, op de juiste afdeling, bij het juiste bedrijf. Zorg ervoor dat de brief naar de juiste persoon gaat om de actie te ondernemen die de brief hem vraagt. Lees de brief door en beoordeel of de taal juist is voor de persoon naar wie u het verzendt - niet te formeel noch informeel. Wanneer u klaar bent om het te verzenden, controleert u de opmaak nog één keer voor fouten.
