Het vakgebied van de boekhouding is afhankelijk van een nauwkeurige organisatie en analyse van cijfers en financiële gegevens. Dit maakt het een ideale plaats voor geautomatiseerde hulpmiddelen om het leven van menselijke accountants gemakkelijker te maken en bedrijven in staat te stellen nauwkeuriger financiële rapporten te produceren. Maar om een positief effect te hebben, vereisen geautomatiseerde boekhoudsystemen een zorgvuldige planning en bewustzijn voordat ze worden geïmplementeerd.
Toegenomen productiviteit
Accountants die toegang hebben tot geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen sneller werken en genieten van een hogere productiviteit. Met de software kunnen accountants sneller wijzigingen aanbrengen dan een afgedrukte grootboek of diagram aanpassen. Minder tijd besteed aan het verwerken van gegevens geeft accountants meer tijd om de gegevens te analyseren en er het meeste gebruik van te maken. Het weergeven van financiële gegevens op computerschermen is ook efficiënter en milieuvriendelijker dan papieren rapporten afdrukken voor zelfs kleine taken. Data-organisatietools maken het gemakkelijk om specifieke stukjes informatie op elk gewenst moment te vinden.
Verhoogde nauwkeurigheid
Een geautomatiseerd boekhoudsysteem vermindert het risico op menselijke fouten. Computers verwerken getallen en voeren berekeningen uit met een nauwkeurigheid van 100 procent, wat de mogelijkheid van een wiskundige fout die tot een onnauwkeurig resultaat leidt, elimineert. Boekhoudsoftware maakt ook regelmatige back-ups van belangrijke gegevens voor het ophalen in het geval van een systeemstoring of beveiligingsinbreuk. Hoewel er nog steeds ruimte is voor fouten in het geval van gegevensinvoer, kan de boekhoudsoftware inconsistenties identificeren en zelfs helpen bij het corrigeren van eenvoudige fouten.
Kosten
Het bijwerken van een traditionele boekhoudafdeling om een geautomatiseerd systeem te gebruiken, kan een aanzienlijke kostenpost zijn, vooral voor een groter bedrijf. Naast het reorganiseren van personeel en het kopen van de boekhoudsoftware moet een bedrijf ook investeren in nieuwe computers, reguliere software-updates, training en een nieuw wervingsbeleid om accountants in te huren die bekend zijn met het systeem of snel kunnen leren werken.
Menselijke behoefte
Ondanks hun toenemende complexiteit kunnen geautomatiseerde boekhoudsystemen menselijke accountants niet volledig vervangen. Het veld van de boekhouding vereist oordeelsbeslissingen en een improvisatie-gedachte, die zelfs het meest geavanceerde stuk software niet kan doen. Accountants moeten ook het veranderende landschap van wettelijke voorschriften en bedrijfsbeleid begrijpen, waarvan sommige hun weg vinden naar nieuwe versies van geautomatiseerde boekhoudsystemen en andere die bepalen hoe accountants hun geautomatiseerde hulpmiddelen gebruiken.
