Voorbij zijn de dagen dat accountants papieren boekjes en een scherp potlood gebruikten om boekingen te registreren. Geautomatiseerde boekhouding is gemeengoed geworden in veel bedrijven, van Fortune 100-bedrijven tot en met solopreneur-bedrijven voor één persoon.
Vanwege het internet en de beschikbaarheid van zowel online als desktop-gebaseerde systemen, zijn de kosten van boekhoudsoftware ver gedaald en sommige leveranciers bieden zelfs verkleinde online boekhoudsystemen gratis aan. Hoewel deze systemen enkele beperkingen kunnen hebben, zoals het niet kunnen bijhouden van voorraad, bieden ze doorgaans voldoende functionaliteit voor kleinere of servicegerichte bedrijven zoals consulting en andere servicegerelateerde bedrijven.
Wat is een geautomatiseerd boekhoudsysteem?
Een geautomatiseerd boekhoudsysteem bestaat uit software die is ontworpen om alle boekhoudtransacties van uw bedrijf bij te houden met als doel financiële output te produceren voor maandelijkse rapporten, jaarlijkse financiële overzichten, belastingaangiftegegevens en andere rapportconfiguraties die worden gebruikt om de bedrijfsactiviteiten, efficiëntie en winstgevendheid van uw bedrijf te analyseren.
Hoewel gratis of goedkope online softwaresystemen niet veel aanpasbaarheid bieden voor uw specifieke bedrijf, maken grotere bedrijven vaak gebruik van een geautomatiseerd softwarepakket voor boekhoudsystemen dat is geïnstalleerd op de mainframecomputerservers van het bedrijf en beschikbaar is gemaakt voor verschillende gebruikers.
Dit type grootschalige geautomatiseerde boekhoudsoftware wordt vaak geleverd met een grote mate van aanpasbaarheid. Bedrijven kunnen de software laten ontwerpen voor meerdere valuta's, zakelijke entiteiten in verschillende delen van de wereld en vestigingen van het bedrijf die verschillende sets producten verkopen. Het kan ook worden aangepast om een reeks financiële rapporten te produceren die de belangrijkste prestatiestatistieken berekenen die specifiek zijn afgestemd op de industriële en operationele benchmarks van het bedrijf.
Wie maakt gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen?
Het lijkt erop dat vrijwel iedereen in bedrijven tegenwoordig een geautomatiseerd boekhoudsysteem kan gebruiken vanwege de verscheidenheid aan oplossingen die beschikbaar zijn voor de behoeften van vrijwel elk formaat en type bedrijf. Een zeer populaire boekhoudsoftware, Quickbooks, wordt bijvoorbeeld al vele jaren gebruikt door een reeks bedrijven van klein tot middelgroot formaat. Het bedrijf biedt zowel online als desktopversies van zijn software, en de software biedt een behoorlijke hoeveelheid aanpassing tegen een redelijk voordelige prijs.
Het systeem instellen
Het werk bij het opzetten van een geautomatiseerd boekhoudsoftwaresysteem is afhankelijk van de grootte en structuur van uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld als een consultant zonder werknemers werkt, kunt u mogelijk meteen een online boekhoudsoftware gaan gebruiken om uw uren besteed per klant vast te leggen, alle naam- en adresinformatie van uw klanten op te slaan, facturen te produceren en de betalingen van uw klanten.
Als u klanten toestaat om binnen 30 dagen te betalen, heeft de ingebouwde boekhoudsoftware bijvoorbeeld de debiteurenrekening ingebouwd, zodat u de transacties kunt opnemen en vervolgens al uw openstaande betalingen van klanten kunt zien, samen met de datum u hebt de factuur uitgegeven, zodat u de leeftijd van uw openstaande facturen kunt zien.
Voor een bedrijf met complexere activiteiten kunt u met de meeste software een rekeningschema ontwerpen met accountcodes en categorieën die uniek zijn voor uw bedrijf en het type bedrijf. Dit kan helpen om gegevens geordend te houden wanneer u bijvoorbeeld boekingen voor bepaalde bedrijfseenheden of afdelingen opneemt. Hiermee kunt u ook een reeks financiële overzichten of rapporten genereren om per unit of afdeling naar de winstgevendheid van uw bedrijf te kijken, afhankelijk van hoe u uw systeem hebt ontworpen.
Cash versus Accrual Accounting in het systeem
U kunt uw boekhoudkundige transacties opnemen in contanten of op transactiebasis in de meeste boekhoudsoftware. Simpel gezegd, het belangrijkste verschil tussen de kasboekhouding en de boekhouding op transactiebasis ligt in de aanwezigheid van debiteuren en crediteuren. Kasboekhouding en periodetoerekening verschillen op basis van hoe u de timing registreert van uw contante ontvangsten uit verkopen en uitgegeven geld om uw uitgaven te betalen.
Wanneer u dingen betaalt of contant wordt betaald, worden verkopen en uitgaven in realtime geregistreerd. Wanneer u accrual accounting gebruikt, registreert u verkopen wanneer u ze en uitgaven verdient wanneer u ze ophaalt, zelfs als u de omzet nog niet hebt ontvangen of de kosten nog hebt betaald. In een periodetoerekeningsysteem zou u bijvoorbeeld elke maand een boeking doen om geld te verdienen voor een verzekeringspolis die u aan het eind van het jaar moet betalen. U zou dit item opnemen in een activumrekening genaamd prepaid-verzekering. U zou de transactie registreren alsof het geld al was uitgegeven door het saldo van de kasrekening van uw bedrijf te verlagen en elke maand dienovereenkomstig het saldo van uw vooruitbetaalde verzekeringsrekening te verhogen.
Zijn belastingaangiften cash of op transactiebasis?
Goede redenen om boekhoudsoftware te gebruiken, zijn onder meer de functies voor het verzamelen en rapporteren van gegevens. Wanneer de belastingtijd rondloopt, maakt de software het u veel gemakkelijker om uw inkomsten- en uitgavengegevens te verzamelen om de federale en staatelijke belastingaangiften van uw bedrijf accuraat en efficiënt te voltooien.
De boekhoudgegevens die u gebruikt om uw belastingaangifte in te vullen, zijn mogelijk op kasbasis of op transactiebasis, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en de boekhoudmethode die u hebt gekozen. De IRS heeft bepaalde regels die u zullen helpen beslissen of contante of accrual accounting uw bedrijf het beste past.
Als uw bedrijf bijvoorbeeld elk jaar minder dan $ 1 miljoen aan inkomsten verdient, kunt u de contantmethode gebruiken. Als u echter een inventaris hebt, moet u volgens de IRS op transactiebasis alleen boekhoudkundig het voorraadgedeelte van uw bedrijf gebruiken. Op enkele uitzonderingen na, als uw bedrijf een C-bedrijf is, vereist de IRS dat u accrual-basisboekhouding gebruikt, zodat u uw belastingaangifte op transactiebasis kunt indienen.
Wanneer uw bedrijf de eerste aangifte indient, kiest u de contante of de periodetoerekeningsmethode. De IRS vereist dat u kiest welke methode het meest volledige en nauwkeurige overzicht geeft van de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. Het vereist ook dat u dezelfde methode van jaar tot jaar gebruikt. Anders wordt het erg moeilijk als de IRS uw huidige gegevens moet vergelijken met uw historische cijfers. Als u besluit uw boekingsmethode te wijzigen, moet u IRS-formulier 3115 gebruiken om toestemming te vragen.
Systeemfunctionaliteit
Geautomatiseerde boekhoudsoftware kan heel eenvoudig zijn, de basisprincipes van de boekhouding bieden, of u kunt een volwaardige software-oplossing gebruiken die niet alleen boekhoudingen biedt, maar ook voorraadbeheer, distributie-tracking, productie en onderhanden werk volgen, klantrelatiebeheer, tijd- en projectbeheer en meer.
Vanwege de voortdurende softwareontwikkeling, kunnen boekhoudpakketten meer van de dagelijkse transactietaken uitvoeren en worden u vrijgemaakt om ander werk met toegevoegde waarde in uw bedrijf te doen.
Het loont om vooruit te denken naar hoe u uw bedrijfsgroei voorstelt en ervoor te zorgen dat uw boekhoudsoftware schaalbaar is, wat betekent dat het extra accounts, extra bedrijfseenheden kan herbergen en een groter aantal voorraadeenheden aankan of zich kan binden aan een streepjescode van een derde partij software systeem, onder andere dingen. Als u bijvoorbeeld een winkel exploiteert, kunt u uw kassatransacties automatisch laten registreren in de boekhoudsoftware, afhankelijk van het systeem dat u kiest, met behulp van een barcodescanner en gecodeerde productlabels om de informatie in te voeren in uw systeem.
Accounting Software Pro's
Het gebruik van boekhoudsoftware biedt uw bedrijf verschillende voordelen. Eerst en vooral zorgen de structuur en de discipline van een geautomatiseerd boekhoudsysteem ervoor dat uw bedrijf nauwkeurige financiële overzichten kan produceren. Dit is vooral belangrijk als uw bedrijf deze moet leveren voor extern gebruik, zoals bankfinanciering, of als u uw financiële overzichten moet presenteren in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP).
Boekhoudsoftware kan tijd besparen, vooral als u een budget of prognose wilt maken. U hoeft alleen maar een rapport van uw historische gegevens te genereren en deze met enkele aanpassingen te projecteren om het budget of de prognose van uw volgende jaar te produceren.
U kunt ook stroomlijnen en efficiëntie toevoegen aan uw algehele boekhoudproces, vooral als u administratieve medewerkers kunt doorkruisen om te helpen bij enkele van de meer routinematige boekhoudtaken, zoals het invoeren van facturen in uw betalingssysteem.
Wanneer u bedrijfsfacturen genereert, voegt uw boekhoudsoftware de bedragen automatisch toe aan het debiteurensaldo van uw bedrijf. Al deze functionaliteit die samenwerkt in dezelfde boekhoudsoftware reduceert fouten en helpt u ervoor te zorgen dat u geen transacties door de breuk laat glijden.
Software Cons
Er bestaan een paar nadelen voor het gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen, hoewel ze nog steeds zinvoller zijn dan het bijhouden van uw boeken met grootboekpapier en een potlood. Zodra u de mogelijke nadelen begrijpt, kunt u stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat deze problemen geen probleem worden in uw bedrijf. Boekhoudsystemen kunnen complex en voor het personeel moeilijk te gebruiken zijn. Een barebones-boekhoudpakket kan precies goed zijn als u of uw personeel geen behoefte of vereiste heeft om de nuances en details van de boekhouding te begrijpen.
Als u een meer gevestigde onderneming heeft of een bedrijf met een complexe structuur met inventaris, onderhanden werk, verschillende bedrijfsentiteiten en intercompany-transacties, heeft uw bedrijf bijvoorbeeld een veel complexer boekhoudsysteem nodig, samen met hoger opgeleide personeel om het te beheren.
Mogelijk hebt u lopende kosten voor een boekhoudsysteem. Als u bijvoorbeeld de online versie van Quickbooks kiest, heeft u een doorlopend maandelijks bedrag. Grotere softwarepakketten, met name die op de server van uw bedrijf worden geïnstalleerd, vragen vaak licenties aan. Stel dat uw bedrijf 10 mensen heeft die toegang moeten hebben tot uw boekhoudsysteem. De softwareleverancier brengt mogelijk een eenmalige, jaarlijkse of maandelijkse vergoeding in rekening voor elke gebruikerslicentie bovenop de basiskosten voor de aanschaf van de software.
Zoals met elke andere software voor welk doel dan ook, verbeteren en actualiseren ontwikkelaars de software voortdurend zodat deze kan evolueren met veranderingen in computergebruik of veranderingen in het veld. Zorg daarom voor incidentele downtime, vooral als u online-gebaseerde software gebruikt, en maak regelmatige gegevensback-ups een belangrijk onderdeel van uw boekhoudsysteem.
Doe je onderzoek bij het selecteren van de juiste geautomatiseerde boekhoudsoftware voor je bedrijf. Het is niet leuk als je al het werk doet om de software te implementeren en je gegevens te laden, om na een jaar of twee te ontdekken dat de door jou gekozen software te weinig functies heeft en niet geschikt is voor je groeiende bedrijf, of te veel externe functies heeft dat maakt het ingewikkelder dan het moet zijn.
Klantenservice is een ander cruciaal element, dus kies een bedrijf dat u kan voorzien van, bij voorkeur, 24/7 ondersteuning en een live persoon om mee te praten in plaats van alleen een online kennisbank. Houd er ook rekening mee dat als u een cloud-gebaseerd boekhoudsysteem gebruikt, gevoelige financiële informatie kan worden blootgesteld aan online hackers, dus onderneem stappen om de internetverbinding en gegevens van uw bedrijf te beveiligen.
Het systeem upgraden
Als u uw bedrijf begon met het gebruik van beperkte boekhoudsoftware of zelfs een handmatig boekhoudsysteem, zou u op een gegeven moment kunnen besluiten om uw geautomatiseerde boekhouding te upgraden om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Om de transitie pijnloos te laten verlopen en uw bedrijf in te zetten voor boekhoudkundig succes, helpt het om wat voorbereidend werk te doen voordat u de overstap maakt naar een nieuw boekhoudsoftwarepakket.
Begin met het opruimen van uw historische gegevens, want als u boekhoudgegevens hebt die onjuiste, verkeerd gecodeerde of onvolledige informatie bevatten, worden deze fouten overgedragen naar uw nieuwe systeem en wordt het voor u moeilijker om integriteit in uw boekhouding te hebben.
Overgang naar uw nieuwe systeem aan het eind van het jaar of ten minste aan het einde van een kwartaal, zodat u een schone sluitingsdatum kunt hebben. Dit zal u in de toekomst helpen wanneer u terugkijkt op bepaalde historische transacties. Bekijk vervolgens het rekeningschema van uw bedrijf voor eventuele fouten en voeg zo nodig nieuwe accounts toe. Controleer uw klantenlijst, leverancierslijst, lijst met werknemers en eventuele andere lijsten in uw boekhoudsoftware die oude, ongebruikte accounts of dubbele vermeldingen kunnen bevatten.
Laat uw accountant elke grootboekrekening controleren op het evaluatiesaldo van uw bedrijf om te controleren of het rekeningsaldo inderdaad juist is. Uw nieuwe systeem is mogelijk niet in staat om de details achter deze transacties te verwerken, wat betekent dat als u een rekeningsaldo met fouten overdraagt, u geen informatie in het nieuwe systeem hebt om fouten of onnauwkeurigheden op te lossen. Raadpleeg ten slotte uw accountant of CPA om na te gaan of hij uw systeemconfiguratie kan beoordelen en eventuele wijzigingen aan te bevelen die de boekhoudworkflow kunnen stroomlijnen of efficiënter kunnen maken.
