Bedrijven gebruiken vaak een geautomatiseerd boekhoudsysteem om boekhoudtransacties en -administraties te verwerken en bij te houden. Het systeem absorbeert en slaat deze gegevens op met behulp van modules zoals crediteurenadministraties, debiteuren, proefbalans en loonadministratie. Een geautomatiseerd boekhoudsysteem is ofwel specifiek ontworpen voor een bepaald bedrijf of wordt gekocht bij een derde partij (bijvoorbeeld Timberline of MAS 200). Een geautomatiseerd boekhoudsysteem is een waardevol hulpmiddel voor veel bedrijven.
Snelheid
Het systeem verwerkt gegevens snel. Zodra de informatie is ingetoetst in de gerelateerde module zoals loonlijst of crediteuren, verwerkt het systeem en slaat het onmiddellijk op.
Automatische generatie
De meeste geautomatiseerde boekhoudsystemen hebben functies zoals het invoeren van bestellingen en het genereren van bijbehorende facturen. De werkgever kan accounts aanmaken voor zijn klanten door hun namen, adressen, bestellingen en facturen zo lang als nodig op te slaan. Een geautomatiseerd systeem biedt de werkgever ook de mogelijkheid om rekeningafschriften te maken en af te drukken. Verder hebben veel boekhoudsystemen een payroll-functie, die volledige loonverwerking mogelijk maakt, inclusief het genereren en afdrukken van cheques en rapporten.
Tijdigheid
De werkgever kan klantbestellingen, facturen en alle andere boekhoudtransacties naar wens afdrukken en opnieuw afdrukken. Hij kan ook eenvoudig de loongegevens van werknemers vinden, zoals het huidige adres en het uitbetalingsbedrag, zonder door archiefkasten te moeten zoeken om personeelsbestanden te vinden.
Eradicates handmatige verwerking
Een geautomatiseerd boekhoudsysteem elimineert handmatige verwerking. Dit laatste houdt in dat de inkomsten, uitgaven, winsten, verliezen en verzoening van het bedrijf met de hand worden verwerkt en geregistreerd, waardoor er veel ruimte is voor fouten. Payroll-transacties en de belastingaangiften van het bedrijf worden ook handmatig vastgelegd. Met een geautomatiseerd boekhoudsysteem heeft de werkgever een soepeler registratie- en balanceringsproces.
Personeel Motivatie
Een geautomatiseerd boekhoudsysteem vereist vaak dat het personeel een training volgt om nieuwe vaardigheden te leren, waardoor ze zich gemotiveerd voelen. Verder kan de werkgever training uitbesteden aan een vertegenwoordiger van het softwarebedrijf, waardoor de personeelsleden minder druk uitoefenen om de training zelf te beheren.
Vereenvoudigt audits
Als de federale of deelstaatregering besluit het bedrijf te controleren, vereenvoudigt een geautomatiseerd boekhoudsysteem het proces. Normaal gesproken, voordat de audit plaatsvindt, informeert de auditor de werkgever per post over de specifieke documenten die voor de controle zijn vereist. Afhankelijk van de aard van de audit, kunnen documenten belastingaangiften, loonregisters en rekeningschema bevatten.
Een geautomatiseerd boekhoudsysteem kan vele jaren informatie opslaan. Als de audit dit vereist, heeft de werkgever toegang tot informatie die dateert van vele jaren geleden. Als de auditor tijdens de audit spontaan om een boekhoudingsdocument verzoekt, kan de werkgever het snel uit het systeem halen in plaats van door de opbergdozen te zoeken om papieren exemplaren te lokaliseren.
Vermindert verduistering
Een geautomatiseerde boekhoudsoftware maakt het voor werknemers moeilijk om geld van het bedrijf te stelen. Als een payroll-medewerker bijvoorbeeld probeert zichzelf meer te betalen dan het toegestane bedrag, zal haar diefstal waarschijnlijk worden ontdekt omdat het boekhoudsysteem alle opgeslagen transacties opslaat.
