Veel bedrijven starten hun bedrijf met behulp van een handmatig boekhoudsysteem. Voor de meeste ondernemers laat deze route het bedrijf werken zonder dat een grote investering nodig is voor een geautomatiseerd boekhoudsysteem. De kosten voor het installeren van een geautomatiseerd boekhoudsysteem omvatten de aankoop van het systeem, arbeid om het systeem te installeren en opleidingskosten om het systeem te leren. Een handmatig systeem omvat het schrijven van elke transactie in een boekhoudpakket en het handmatig berekenen van alle nummers. Vaak erkent een bedrijf de noodzaak om het handmatige systeem om te zetten in een geautomatiseerd boekhoudsysteem.
Installeer een nieuw systeem
De eerste stap van het converteren van een handmatig boekhoudsysteem naar een geautomatiseerd boekhoudsysteem houdt in dat het boekhoudsysteem op de computer van het bedrijf wordt geïnstalleerd. De bedrijfseigenaar beoordeelt verschillende softwarepakketten om te bepalen welke aan zijn bedrijfsbehoeften voldoet en koopt die software. De eigenaar downloadt de software naar de computer waar het boekhoudwerk zal plaatsvinden.
Gegevens in handmatige systeem afronden
De tweede stap om te converteren vereist dat de bedrijfseigenaar de gegevens finaliseert. Nadat het computersysteem op de computer is geladen, moet de eigenaar alle gegevens in het handmatige systeem voltooien. De eigenaar zorgt ervoor dat alle transacties in de boekhouding worden weergegeven en dat alle berekeningen correct worden weergegeven. Ze kan ervoor kiezen om een accountantskantoor in te huren om de handmatige financiële gegevens te controleren.
Overdrachtsaldi naar nieuw systeem
Met de definitieve rekeningnummers die zijn vastgelegd in het handmatige systeem, kan de eigenaar de eindsaldi overbrengen naar het geautomatiseerde systeem. De eigenaar stelt elke account in het computersysteem in door een accountnaam, het type account en het beginsaldo in te voeren. Na het invoeren van elk saldo moet de eigenaar de saldi vergelijken met de handmatige systeembalansen om te controleren of alle gegevens nauwkeurig in het systeem zijn ingevoerd.
Parallelle systemen uitvoeren
De vierde stap vereist dat de eigenaar zowel het handmatige systeem als het geautomatiseerde systeem voor een tijdelijke periode gebruikt. Hierdoor kan de eigenaar ervoor zorgen dat het nieuwe systeem werkt zoals verwacht.
Beëindig handmatig systeem
Aan het einde van de proefperiode beëindigt de eigenaar het handmatige systeem. De eigenaar moet zich concentreren op het gebruik van het geautomatiseerde boekhoudsysteem. Alle records van het handmatige systeem kunnen worden ingepakt en opgeslagen.
