Een budgetaanvraag is een zakelijke brief waarin wordt gezocht naar fondsen voor uitgaven en overheadkosten voor een project of afdeling binnen een organisatie. Minder formeel dan een traditioneel bedrijfsvoorstel, dit verzoek moet nog steeds voldoen aan strikt zakelijk schrijf-decorum en de lezer een grondig begrip van het project bieden en tegelijkertijd vragen beantwoorden die zich kunnen voordoen.
Items die je nodig hebt
-
Gedetailleerd budget
-
Contactinformatie voor doelgroep
-
Ondersteunende documentatie
Zoek de juiste persoon die toezicht houdt op de budgettaire vereisten voor uw specifieke project. Binnen elke organisatie kunnen er verschillende personen zijn die toezicht houden op uitgaven en budgettaire overwegingen. Neem de tijd om je publiek grondig te onderzoeken. Zorg ervoor dat u de juiste spelling- en contactinformatie verkrijgt.
Geef historische achtergrondinformatie voor het project. Dit moet alle ervaringen uit het verleden met soortgelijke projecten, eerdere begrotingen of bestedingsplannen omvatten, en het succes van eerdere inspanningen. Neem recente trends op die van invloed kunnen zijn op het succes of falen van het project.
Geef het doel voor de huidige budgetaanvraag op en verstrek gedetailleerde plannen. Vermeld hoe het geld wordt toegewezen en welke kosten worden gedekt. Als het budget bijvoorbeeld wordt besteed aan personeel en benodigdheden, annoteer dan welk percentage van het budget voor elke vereiste wordt toegewezen. Beantwoord vragen die een redelijk persoon van tevoren over het project kan vragen om vertragingen in de goedkeuring of een formele afwijking van het verzoek te voorkomen.
Voeg een gedetailleerd budget toe voor de project- of afdelingskosten. Dit geeft de evaluerende persoon de exacte cijfers voor het project. Net als een standaardbudget moet dit gedeelte precieze regelitems bevatten voor elke vereiste uitgave. Als exacte cijfers niet beschikbaar zijn, moet u de totale uitgaven voor dat regelitem schatten.
Sluit het verzoek door een samenvatting te geven van de belangrijke details die worden behandeld. Dit kan meestal binnen een of twee alinea's worden gedaan. Vermeld dan uw naam en contactgegevens. Stel een vervolgvergadering voor om het financieringsverzoek verder te bespreken.
Tips
-
Zakelijk schrijven moet altijd schoon en beknopt zijn. Geef voldoende informatie om een geldig argument voor uw verzoek te presenteren, maar probeer niet te overdrijven met pluis. Vergeet niet dat uw lezer veel projecten zal beoordelen. Verspil haar tijd niet met onbelangrijke details.
Waarschuwing
Wees voorzichtig bij het schatten van toekomstige uitgaven. Als u te weinig inschat voor een regelitem, kan uw budget aanzienlijk onder datgene liggen wat werkelijk nodig is. Als u te veel inschat, kan uw budget als onredelijk worden beschouwd en worden afgewezen.
