Vóór het tijdperk van geautomatiseerde financiële systemen, werden alle boekhoudprocessen met de hand uitgevoerd, met behulp van papier en potlood. Sommige kleine bedrijven gebruiken nog steeds deze oude methode, ook wel bekend als het handmatige boekhoudsysteem. De concepten achter zowel handmatige als geautomatiseerde systemen zijn hetzelfde, alleen de monteurs zijn veranderd.
Voordelen
De handmatige boekhoudmethode is veel goedkoper dan een geautomatiseerd systeem. Sommige mensen vinden het niet prettig om met computers te werken en presteren beter met het papier- en potloodsysteem. Het handmatige systeem werkt, zelfs als elektriciteit uit staat - in tegenstelling tot de meeste computerinstellingen. Een ander voordeel van het handmatige systeem is dat er geen sprake is van datacorruptie of duplicatie, zoals soms gebeurt met boekhoudsoftware. Omdat handmatige boekhouding eenvoudig is en geen computervaardigheden vereist, kunnen bedrijven werknemers inhuren voor minder geld, een groot voordeel voor kleine bedrijven.
Papieren pads
Voor computers met spreadsheets en software gebruikten accountants pads met papieren die waren geprint met kolommen. De eerste kolom links is meestal smal en wordt gebruikt voor datums, terwijl de tweede kolom, de grootste op de pagina, wordt gebruikt voor beschrijvingen. Boekhoudblokken presenteren vier of meer kolommen - elke kolom gescheiden door dubbele lijnen die langs de pagina lopen. De pads worden vaak afgedrukt in lichtgroene of witte papiersoorten met een spatie voor elk cijfer, waardoor verwarring door handschrift wordt geminimaliseerd. De lijnen op de pads weerspiegelen zakelijke transacties, zoals verkooptransacties of voorraadtransacties.
journals
Tijdschriften worden gebruikt om het handmatige boekhoudproces te vergemakkelijken. Dit zijn pads voor specifieke doeleinden voor een bepaald proces. U kunt bijvoorbeeld een journaal voor al uw kassabonnettransacties hebben. Wanneer een uitverkoop plaatsvindt, schrijft u de transactie in het dagboek als één regelitem. Aan het einde van een week of een maand telt u de transacties bij elkaar en maakt u één journaalboeking in het grootboek - een creditering voor verkopen en een debet voor contant geld.
fouten
Wanneer u een handmatig boekhoudsysteem gebruikt, moet u een strategie hebben om fouten op een efficiënte manier te vinden en corrigeren. Over het algemeen vindt u een foutmelding wanneer u een proefbalans compileert en deze niet in evenwicht is - afschrijvingen komen niet overeen met credits. Zorg er in dit geval voor dat de saldi op uw journalen en journaalboekingen kloppen. U kunt een calculatorlint uitvoeren en deze koppelen aan elke pagina van de journalen en het grootboek, waarbij u ervoor zorgt dat de totalen correct zijn. U moet ook het evaluatiesaldo voor redelijkheid bekijken en de getallen vergelijken met uw laatste proefbalans, op zoek naar verschillen die mogelijk fouten bevatten.
