Werkgevers hebben nogal wat speelruimte als het gaat om het voorbereiden van de salarisadministratie voor hun werknemers zolang de methode die zij gebruiken effectief en eerlijk is. Veel eigenaren van kleine bedrijven kiezen ervoor om de loonlijst zelf voor te bereiden, zowel om geld te besparen als om betere controle en overzicht te behouden. Wanneer u zelf de salarisadministratie voorbereidt, kunt u ervoor kiezen om het volledig met de hand te doen of om een spreadsheet te gebruiken en u kunt ervoor kiezen om het aantal gewerkte uren en minuten te berekenen door minuten in kwartier te draaien of door minuten in decimalen te converteren. Je kunt ook overwegen om een software-programma voor de loonlijst te gebruiken om jezelf tijd en energie te besparen.
Afronding van exacte minuten naar kwartalen
Als u de salarisadministratie volledig handmatig uitvoert, kan het lastig zijn om de uren en minuten die u hebt gewerkt nauwkeurig bij te houden en te berekenen. In plaats daarvan kunt u het eenvoudiger vinden om de exacte minuten af te ronden naar kwartalen van een uur, wat het grootste deel van een uur is dat u legaal kunt afronden voor loonadministratiedoeleinden.
Het belangrijkste om in gedachten te houden bij het gebruik van deze methode is dat terwijl je legaal minuten rond kwartier kunt rondcirkelen, je niet zomaar rond kunt afronden of je de Fair Labor Standards Act schendt. In plaats daarvan moet de tijd van de werknemer van één tot zeven minuten worden afgerond, maar acht tot veertien minuten worden afgerond naar het dichtstbijzijnde kwartier.
Als John bijvoorbeeld werkte van 8.46 uur tot 17.28 uur, inclusief een betaalde lunch, kon zijn baas zijn uren rond 8.45 uur tot 17.30 uur afronden. Dit betekent dat hij acht uur en 45 minuten werkte voor de loonlijst, in plaats van de exacte acht uur en 42 minuten die hij daadwerkelijk had gewerkt. Dit acht-en-driekwart uur zou dan worden vermenigvuldigd met zijn uurloon, dus als hij $ 20 per uur verdiende, zou hij $ 175 verdiend hebben.
Minuten converteren naar decimalen
Als u op zoek bent naar een nauwkeurigere methode voor het converteren van minuten naar de loonlijst, kunt u een 24-uursklok gebruiken en vervolgens minuten converteren naar decimalen in plaats van deze af te ronden naar kwartier. Het omrekenen van minuten naar decimalen voor loonadministratie kan automatisch worden gedaan als u een spreadsheet gebruikt door een formule te maken die het aantal minuten met 60 deelt. Als u met de hand loonlijst doet, kunt u ofwel naar een looncalculator verwijzen, ofwel u kan de minuten gewoon handmatig delen door 60. Gebruik deze methode om de time-in van de medewerker eenvoudig af te trekken van de time-out.
Voor het bovenstaande voorbeeld zou je John's 8:46 uur tot 17:28 uur veranderen. uren tot respectievelijk 8,77 en 17,47. Trek 8,77 af van 17,47 en u krijgt 8,7, die u vervolgens zou vermenigvuldigen met zijn loon, wat u een totaal van $ 174 zou geven.
Gebruikmakend van Payroll Software
Terwijl de meeste werkgevers in kleine bedrijven de loonlijst nog steeds met de hand berekenen en afhankelijk zijn van deze twee methoden om nauwkeurig de minuten voor de loonlijst te berekenen, kan een softwareprogramma het werk voor u doen. Deze programma's hebben een ingebouwde payroll-tijdconversiecalculator en kunnen automatisch het loon berekenen dat een werknemer heeft verdiend op basis van hun totale reguliere en overuren. De software kan ook zorgen voor belastingen, garanties, W-2's, bonussen en andere complexe loonkwesties.
Veel werkgevers geven er de voorkeur aan om met de hand loonadministratie uit te voeren totdat ze voldoende werknemers aannemen om salarissoftware te rechtvaardigen, maar dat hoeft niet. Er zijn veel gratis en goedkope payroll-programma's voor de betrokkenen over de kosten van de overgang naar een software-optie.
