Voor de meeste mensen is teleurstelling een deel van het leven. Het gevoel is zo alledaags dat veel mensen de emotie doorslikken zonder te klagen, en langzaam een groeiende poel van wrok voeden. Ze kunnen excuses maken voor de aanstootgevende partij en tegen zichzelf zeggen: "Ze doen hun uiterste best." Dat mag waar zijn, maar een beetje constructieve kritiek heeft nooit iemand pijn gedaan. Bedrijven en andere entiteiten die brieven van teleurstelling ontvangen, beseffen al snel dat het in hun belang is om ruimte te maken voor verbetering. Zoals het gezegde luidt: "Het piepende wiel krijgt het vet."
Organiseer je feiten. De persoon of het bedrijf waar je de teleurstellende brief aan schrijft, kan zijn of haar zakelijke of persoonlijke praktijken niet verbeteren als je niet duidelijk uitlegt hoe ze jou hebben gefaald. Voordat u de brief schrijft, heeft u een lijst met gevallen waarin u zich teleurgesteld voelde, georganiseerd in chronologische volgorde. Als je officiële documentatie van andere bronnen hebt, kun je die ook gebruiken voordat je met je brief begint.
Maak een lijst van uw grieven. Leg duidelijk uit wat je verwachtingen waren en hoe ze niet werden gehaald. Gebruik indien nodig documentatie uit andere bronnen.
Leg uit hoe de grieven je het gevoel gaven. Als u bijvoorbeeld naar een fastfoodbedrijf schrijft over herhaaldelijk onbeleefde klantenservice, leg dan uit dat u het gevoel krijgt dat uw geld en mecenaat binnen hun organisatie niet worden gewaardeerd.
Wees aardig.Vergeet niet dat het doel van uw brief is om een persoon of organisatie te helpen deze te verbeteren, niet om ze te degraderen. U wijst gewoon op manieren waarop u denkt dat ze beter kunnen presteren. Wanneer u een brief van teleurstelling aan een bedrijf schrijft, onthoud dan dat de persoon die de brief leest waarschijnlijk niet de persoon is met wie u de grief hebt. Wees niet grof of gemeen; Houd de toon van de brief vriendelijk, of op zijn minst professioneel.
Suggesties voor verbetering voorstellen. Nu u op het probleem hebt gewezen, helpt u door hen te wijzen op oplossingen.
Presenteer uw eisen. Als u vindt dat u restitutie voor uw ervaring verdient, moet u een teleurstellende brief vragen. Of u nu in de toekomst om een directe terugbetaling of een korting of gratis service vraagt, geeft aan dat het voldoen aan uw eisen u in de richting van u als klant zal helpen.
Typ de letter. Professionele presentatie van uw teleurstelling zal de ontvanger laten weten dat u serieus bent.
Maak kopieën van de brief. In het geval dat uw brief verloren gaat, een geschilpunt wordt, of de eerste wordt in een lange reeks van teleurstellende brieven, moet u een kopie voor uw administratie hebben. Als u andere documenten bij uw brief voegt, maak dan kopieën van die documenten en verzend de kopieën. Bewaar originele documenten altijd voor uzelf.
