Een brief van onderneming is geschreven door de ene partij aan de andere en beschrijft de omvang van het werk dat zal worden geleverd. Deze letters komen vaak voor bij aannemers, scheepvaartmaatschappijen en vastgoedbeleggers. Hoewel het geen contract is, is de brief een garantie voor eerder besproken verwachtingen en overeenkomsten. Schrijf een ondernemingsbrief in duidelijke, beknopte taal om verwarring te voorkomen.
Aspecten van een formele overeenkomst
De brief van de onderneming is geen contract. Contracten worden door beide partijen ondertekend en bevatten vaak disclaimers en veel juridisch jargon. Hoewel de bedrijfsbrief geen contract is, is het een formele overeenkomst met juridisch bindende consequenties voor de rechtbank. In een brief wordt de intentie van de afzender vermeld met details over hoe een project zal worden uitgevoerd. De afzender ondertekent de brief te goeder trouw in de wetenschap dat beide partijen de voorwaarden al zijn overeengekomen. Ontvangers verwachten de aankomst van de brief en moeten niet verrast worden door de inhoud ervan.
Overzicht van intenties
De intentieverklaring vermeldt duidelijk de bedoelingen van de afzender met duidelijke taal. Intenties omvatten de begindatum, de kosten en de verwachte duur tot voltooiing voor het project. Vat de kosten samen volgens de overeengekomen voorwaarden, hetzij voor het gehele project, hetzij op basis van een uur of per dag.
De brief verklaart ook duidelijk het werk dat moet worden gedaan. Een bedrijfsbrief van een schilder zou bijvoorbeeld aangeven welk deel (delen) van het huis zal worden geschilderd, zoals intern of extern, en de kleuren definiëren die zullen worden gebruikt. Alle apparatuur zoals steigers wordt ook vermeld in de brief met eventuele extra kosten of verwachte behoeften zoals toegang tot onroerend goed. De schilder is de auteur van de brief en geeft deze aan de huiseigenaar voordat het werk begint.
Voorwaarden voor beëindiging
Hoewel een ondernemingsbrief is geschreven en ondertekend door slechts één partij, is deze gebaseerd op wederzijdse overeenstemming. Als zodanig hebben de partijen het recht om het contract te beëindigen. De haalbare redenen voor beëindiging staan vermeld in de brief. Redenen kunnen zijn: verlengde vertragingen, onverwachte kosten of andere schendingen van de overeenkomst.
Hoe Letters of Undertaking te formatteren
De standaard opmaakpraktijk voor zakelijke letters gebruikt aan alle zijden een gelijke marge van 1 inch. Gebruik professionele lettertypen zoals Times New Roman of Arial in een lettergrootte van 11 of 12 punten. Gebruik blokopmaak met alle lijnen vanaf de linkermarge met één spatie tussen informatieblokken. Het eerste blok is de naam en contactgegevens van de afzender, gevolgd door het tweede blok, de datum van de brief. Het volgende blok is de naam en contactgegevens van de ontvanger, gevolgd door de aanhef en vervolgens het hoofdgedeelte van de informatie. Houd de afsluitende professional en teken de brief in zwarte of blauwe inkt.
