Het schrijven van afkeuringsbrieven voor biedingen is een veelvoorkomend, maar toch niet leuk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Een biedingsweigbrief wordt door een bedrijf geschreven om een ander bedrijf te informeren dat het bod dat het bedrijf plaatste niet werd geaccepteerd. Houd er bij het schrijven van dit type brief rekening mee dat uw bericht hoffelijk en direct moet zijn. Het moet de redenen uitleggen waarom het bod werd afgewezen en moet ook duidelijk maken dat toekomstige offertes van dit bedrijf graag worden overwogen.
Bereid de kop van de brief voor. Vermeld de datum, de naam van het bedrijf, de naam van de contactpersoon en het adres van het bedrijf waarvan het bod is afgewezen.
Richt de brief op gepaste en respectvolle wijze. De brief moet worden geadresseerd met het woord "Geachte" en de naam van de contactpersoon moet vervolgens worden vermeld.
Begin de brief door het bedrijf te bedanken voor het aanbod. Een biedingsweigbrief moet beleefd zijn en moet het bedrijf specifiek bedanken voor het bieden van het bod. Het kan ook de datum en functie bevatten waarvoor het bod was bedoeld.Voeg, indien van toepassing, een zin toe waarin staat dat u onder de indruk bent van bepaalde details van het bod en vermeld welke dat zijn.
Het aanbod van het bedrijf afwijzen. Legaal vast dat het bod dat door dit bedrijf is geplaatst niet is geaccepteerd en dat een bod van een ander bedrijf dit heeft gedaan.
Bied redenen voor de afwijzing. Nadat u heeft verklaard dat het bod is afgewezen, geeft u het bedrijf een reden of twee over de details waarom dit besluit is genomen. Dit kan te wijten zijn aan prijzen of goederen van mindere kwaliteit, of omdat dit bedrijf niet goed is ingeburgerd. Dit biedt een kans voor het biedende bedrijf om het probleem te kennen en heeft een mogelijkheid om het te corrigeren in toekomstige zakelijke beslissingen.
Moedig het bedrijf aan om in de toekomst opnieuw te bieden. Sluit de brief door de deur open te laten voor toekomstige kansen. Hierdoor weet het biedende bedrijf dat toekomstige biedingen welkom zijn en dat er altijd een mogelijkheid is dat een toekomstig bod zal worden beschouwd en mogelijk worden geaccepteerd.
Onderteken de brief. Gebruik het woord "Oprecht" bij het sluiten van de brief en teken uw naam. Voeg een visitekaartje bij de brief bij, en moedig het biedende bedrijf aan verder te blijven bieden op toekomstige projecten.
