Overheidsinstanties, non-profitorganisaties en sommige bedrijven kunnen een beleid hebben dat voorkomt dat u geschenken accepteert. Als u een geschenk wordt aangeboden en dit wilt of mag weigeren, kunt u een brief schrijven aan de persoon waarin wordt uitgelegd waarom u het niet kunt accepteren. Als je de reden voor het afwijzen van het geschenk uitlegt, kan de gever duidelijker begrijpen waarom je het hebt afgewezen. Door deze hoffelijkheid aan te bieden, kan het helpen voorkomen dat iemand zich afgewezen of niet gerespecteerd voelt.
Adresseer de brief op het briefhoofd van uw bedrijf of organisatie. Vermeld de datum, de naam, titel, bedrijfsnaam en het adres van de persoon die u het geschenk heeft gestuurd. Begin de brief door te schrijven "Geachte heer of mevrouw" en vermeld de achternaam van de persoon in de aanhef.
Bedank de gever voor de bedachtzaamheid van het geschenk dat hij voor u heeft bereid of gekocht. Breng de gever niet in verlegenheid, dus kies woorden die je oprechte dankbaarheid tonen. U zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Ik was aangenaam verrast toen ik het attente geschenk ontving dat u hebt verzonden." Als het cadeau iets ongepasts was of iets dat op een seksuele boodschap wees, schrijft u gewoon: "Dank u voor de bedachtzaamheid die u toonde door te verzenden mij dit geschenk."
Leg uit dat je het geschenk niet kunt accepteren. Laat je spijt zien wanneer je uitlegt dat je het geschenk moet weigeren. Vermeld de reden waarom u het niet kunt accepteren. Gebruik werken om te voorkomen dat de persoon zich ongemakkelijk voelt.
Wees direct, maar beleefd. Als u bijvoorbeeld een dure schilderij hebt gekregen, schrijft u: "Dank u voor uw attente geschenk, het is prachtig, het spijt me, maar ik kan een geschenk van zo'n hoge waarde niet accepteren."
Leg uit dat je het hebt geretourneerd of zult terugsturen. Voeg een zin toe die de manier uitlegt waarop u van plan bent om het geschenk terug te sturen.
Tips
-
Een brief die een geschenk afwijst, is een kwestie van beleefdheid. Het kan u helpen om positieve klantrelaties te onderhouden, terwijl u zich houdt aan de normen van uw organisatie voor dergelijke artikelen.
Waarschuwing
Als de persoon die het geschenk verzendt u op ongepaste wijze heeft geholpen met het geschenk of op andere momenten, moet u dit bespreken met uw HR-professional of uw manager.
