Het boekhoudkundig sluitingsproces stelt bedrijven in staat om de juistheid van prestatiegegevens te verifiëren en te zorgen voor overeenstemming met specifieke wettelijke richtlijnen. Deze omvatten algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, en internationale financiële verslaggevingsstandaarden, of IFRS. Amerikaanse Securities and Exchange Commission-richtlijnen bepalen ook hoe bedrijven hun boeken moeten sluiten en financiële overzichten moeten opstellen.
Definitie
Het afsluitingsproces van de financiële overzichten omvat een mengelmoes van activiteiten die een bedrijf onderneemt om zijn boeken te sluiten, mogelijke fouten te corrigeren, specifieke aanpassingen aan te brengen en accurate financiële overzichten op te stellen in overeenstemming met GAAP en IFRS. Verschillende personeelsleden nemen deel aan het afsluitingsproces en zorgen ervoor dat het bedrijf zijn einddoel bereikt: foutloze, gezagsgetrouwe financiële rapportage. Deze professionals zijn onder meer boekhouders, accountants en financieel managers. Ze werken over het algemeen onder begeleiding van senior professionals, zoals corporate controllers, accounting directors en de chief financial officer.
Plaatsen van ingaven aanpassen
Accountants plaatsen aanpassingen in de gegevens om de nauwkeurigheid van de gegevens te garanderen, waarbij wordt vergeleken hoeveel een bedrijf in een bepaalde periode heeft uitgegeven met hoeveel het heeft uitgegeven. De periode kan een maand, kwartaal of fiscaal jaar zijn, maar een maandelijks sluitingsproces is het meest gebruikelijk. Boekhoudkundige aanpassingen omvatten wijzigingen in niet-verdiende inkomsten en vooruitbetaalde kosten. Een niet-verdiende omzet is geld dat een bedrijf van tevoren ontvangt, met de belofte om op een later tijdstip goederen te verzenden of diensten te verlenen. Een vooruitbetaalde uitgave is contant, het bedrijf betaalt aan een leverancier of serviceprovider met het begrip dat de leverancier in de toekomst specifieke taken zal uitvoeren. Een bedrijf betaalt bijvoorbeeld een verzekeringspremie voor een volledig jaar. Het bedrijf registreert de betaling als een vooruitbetaalde uitgave, die een kortetermijnactief is, in de bedrijfsbalans. Aan het einde van de maand moet een boekhouder een correctie invoeren om het feit weer te geven dat het bedrijf slechts één maand verzekeringskosten maakt.
Fouten corrigeren
Foutcorrectie is een integraal onderdeel van het afsluitingsproces van de financiële overzichten. Het stelt financiële managers in staat wiskundige onnauwkeurigheden uit het boekafsluitingsmechanisme te verwijderen. Deze fouten kunnen het gevolg zijn van slechte toepassing van boekhoudregels, numerieke incorrectheid en wijzigingen in GAAP en IFRS.
Een proefbalans voorbereiden
Na het posten van aanpassingsboekingen en het corrigeren van fouten, bereiden financiële managers een proefbalans voor. Deze stap is een opmaat voor de voorbereiding van boekhoudrapporten over de volledige reikwijdte, omdat proefbalansinformatie rechtstreeks wordt doorgegeven in definitieve samenvattingen van gegevens. Met een proefbalans kan een bedrijf controleren of het totale aantal credits gelijk is aan het totale aantal afschrijvingen. Het is een uitkomst van de basisboekhoudkundige vergelijking die vereist dat activa gelijk zijn aan verplichtingen plus eigen vermogen.
Voorbereiding van financiële overzichten
Een correcte proefbalans maakt de weg vrij voor nauwkeurige, volledige financiële overzichten. Deze omvatten een overzicht van de financiële positie, een verklaring van winst en verlies, een verklaring van het eigen vermogen en een overzicht van de kasstromen.
