Het primaire doel van een ontvangstbewijs is het verstrekken van informatie aan klanten of donoren, het documenteren van aankopen en het assisteren bij interne boekhouding. Zowel organisaties met winstoogmerk als organisaties zonder winstoogmerk hebben redenen om bonnen aan klanten te geven.
klant informatie
Ontvangsten dienen als een effectief communicatiemiddel met klanten. Eerst noteren ze de details van de aankoop van een klant, inclusief gespecificeerde producten en diensten, eenheidsprijzen, subtotalen, belastingen en totalen. De bon geeft ook de datum van aankoop aan, wat vooral belangrijk is voor zakelijke kopers die bonnen gebruiken om transacties te registreren. Ontvangsten communiceren ook het bedrijfsbeleid en bieden kortingen voor vervolgonderzoeken.
Interne boekhouding
Bedrijven bewaren kopieën van ontvangstbewijzen voor interne boekhouding. Met ontvangsten kunnen verkopen en inkomsten nauwkeurig worden gevolgd. Wanneer een vraag rijst over de details van bepaalde transacties, kan de boekhoudkundige of boekhoudafdeling van het bedrijf verwijzen naar ontvangsten. Wanneer een bedrijf in het kader van zijn belastingaangifte wordt geconfronteerd met een controle op de Internal Revenue Service, dienen de ontvangsten bovendien als waardevolle documentatie voor verkooptransacties. Een kwitantie vermeldt ook eventuele kortingen op verkopen of emissierechten die worden gebruikt voor boekhoudkundige en financiële rapportage.
Retourneren en ruilen
Bedrijven die retouren en uitwisselingsbeleid aanbieden, hebben vaak een bon nodig als onderdeel van het proces. Wanneer een klant de verkeerde maat heeft in een outfit of een onderdeel dat niet past, geeft hij meestal de bon aan de winkelier om het artikel te retourneren. Zonder een kwitantie kan hij het artikel wellicht alleen ruilen tegen een artikel met een vergelijkbare prijs. Het ontvangstbewijs geeft ook belangrijke informatie over het terugkeerbeleid, zoals hoeveel dagen vanaf de datum van aankoop een klant artikelen moet retourneren.
Donaties zonder winstoogmerk
Het doel van ontvangsten voor non-profitorganisaties is zeer verschillend. Individuen of bedrijven die contante of schenkingsbijdragen willen claimen aan een IRS-erkende 501 (c) (3) organisatie zonder winstoogmerk, hebben normaal gesproken een ontvangstbewijs nodig, volgens de IRS-website. Mensen die artikelen aan Goodwill of het Leger des Heils doneren, hebben bijvoorbeeld een bon nodig om de waarde van hun bijdragen af te trekken. De bonnen helpen niet alleen bij het correct invoeren van liefdadigheidsbijdragen bij het indienen van belastingen, ze bieden ook documentatie van de bijdragen tijdens een audit.
