Een fysieke inventarisatie is het proces van een bedrijf dat fysiek alle artikelen in de schappen en in het magazijn of opslagruimten inspecteert en telt. Te vaak kan een bedrijf de inventaris verliezen, wat een gevaarlijke propositie is. Er zijn verschillende redenen om een regelmatig aantal fysieke inventarislijsten uit te voeren, variërend van verzekerings- of boekhoudkundige vereisten tot het beoordelen van de waarde van verlies door diefstal of andere soorten schade.
Klantenservice
Het lijkt misschien een omweg, maar het houden van een regelmatige inventaris is goed voor de klantenservice, een idee dat elke werknemer moet kunnen achterhalen. Denk aan dit scenario. Een medewerker in de showroom reageert op het verzoek van een klant om een widget. De showroomplank is leeg, dus hij gaat naar de computer en kijkt naar de telling van de magazijnvoorraad. Het magazijn zegt dat er drie widgets op voorraad zijn, dus hij stelt de klant gerust dat men er binnenkort zal zijn. Maar dan komt het woord uit het magazijn. Geen widgets. Afhankelijk van hoe graag hij de widget wilde, bleef je achter met een boze, gedesillusioneerde klant die waarschijnlijk niet terug zal zijn.
Effectief bestellen
Een computer kan een geweldig hulpmiddel zijn als het gaat om het genereren van verschillende rapporten op basis van voorraad. Het kan u vertellen wat snel gaat en wat niet verkoopt. Het kan inschatten hoeveel u op voorraad moet houden, op basis van patronen in het verleden, en u vertellen wanneer het tijd is om opnieuw te bestellen. Uw computer wordt echter het duurste papiergewicht in de geschiedenis als u rapporten maakt op basis van slechte voorraadnummers. Het is de moeite waard om zo nu en dan een lang weekend te nemen om alles op nul te zetten en ervoor te zorgen dat het idee van de realiteit van de computer overeenkomt met wat er werkelijk in de schappen ligt.
Belastingdoeleinden
Voor elk bedrijf dat een inventaris bijhoudt, wil de Internal Revenue Service precies weten hoeveel voorraad er aan het einde van elk kalenderjaar is. Dat is de reden waarom "eindejaarsuitbraakverkoop" zo vaak voorkomt. Hoe meer voorraad een bedrijf vóór 1 januari verkoopt, hoe minder er te tellen valt.
Laatste tips
Een gebrekkige inventaris is minstens zo slecht als helemaal geen voorraad. Een plan maken. Breek het magazijn in een rasterpatroon en organiseer uw tellen. Probeer de telling zo in te plannen dat ze voorkomt op een moment dat er niets binnenkomt of uitgaat, bij voorkeur na kantooruren of in het weekend. Als u werknemers overuren moet betalen om het snel gedaan te krijgen, het zij zo.
