Of u nu een klein bedrijf of een groot bedrijf hebt, het is belangrijk om de documenten die in de loop van het bedrijf zijn gemaakt op de juiste manier op te slaan en te beheren. Deze kunnen alles omvatten, van digitale bestanden en belastingaangiften tot contracten en projectrapporten. Dat is waar het document- en recordsbeheer binnenkomt. De belangrijkste doelen zijn het verwerken van opgenomen informatie, het verbeteren van algemene werkprocessen en het sneller ophalen van gegevens. Er bestaan verschillende typen recordbeheersystemen die elk hun eigen kenmerken hebben.
Wat is een archiefbeheersysteem?
Ontbrekende zakelijke ontvangsten of facturen, verkeerd ingediende documenten en corrupte bestanden zijn allemaal veel voorkomende klachten van bedrijfseigenaren. Tussen 2005 en 2018 werden meer dan 22 miljoen records in de VS openbaar gemaakt als gevolg van datalekken. Bovendien besteden werknemers de helft van hun tijd aan het zoeken naar informatie met betrekking tot de activiteit van hun bedrijf. Meer dan 26 procent zegt dat gegevensbeheer in hun organisaties enigszins chaotisch is.
Grote en kleine bedrijven moeten hun gegevens gedurende een bepaalde periode bewaren. Bank- en creditcardafschriften moeten bijvoorbeeld minstens zeven jaar worden bewaard op een veilige locatie. Hetzelfde geldt voor voorbereidingsdocumenten voor belastingaangifte. Beleggingsrekeningafschriften, geannuleerde cheques en loonstroken moeten minstens één jaar worden bewaard.
Wat als deze documenten verloren of beschadigd zijn? Stel je voor dat je je computer aanzet om te beseffen dat deze is gehackt. Als uw kantoorgebouw in brand vliegt, kunnen al uw bestanden voor altijd verloren gaan. Natuurlijk kun je kopieën altijd op een andere locatie bewaren, maar dit zou meer ruimte en hogere kosten met zich meebrengen.
Een records managementsysteem, ook wel bekend als een RMS-systeem, kan alles een stuk eenvoudiger maken. Met dit soort software kunt u officiële records opslaan, zoeken en gebruiken als bewijs van transacties, betalingen en andere zakelijke activiteiten. De nieuwste document- en records management-programma's hebben geavanceerde functies zoals zoekhulpmiddelen, scanmogelijkheden, retentie- en classificatie-instrumenten, compliance-trackingfuncties en meer.
Records management zorgt er niet alleen voor dat uw bestanden direct beschikbaar zijn wanneer u ze nodig heeft, maar het kan ook de workflow en productiviteit binnen uw organisatie verbeteren. Medewerkers kunnen snel gegevens ophalen, informatie verwerken, de eigenaar van elke reeks records identificeren en overtollige gegevens verwijderen.
Cloud-Based Records Management Software
Met een cloud-gebaseerd records managementsysteem, heb je al je documenten op één plek. Deze digitale opslagoplossing fungeert als een magazijn voor de bestanden binnen uw organisatie, zodat u ze altijd en overal kunt openen. Het is vooral handig voor bedrijven met teams op afstand en bedrijven met kantoren op meerdere locaties.
Dit type RMS-software houdt uw bestanden veilig en elimineert de noodzaak voor aanvullende programma's om routineback-ups uit te voeren. Bovendien kunnen gebruikers specifieke bestanden aan andere teamleden toewijzen en meldingen in realtime verzenden in plaats van e-mails heen en weer sturen. Omdat de gegevens worden opgeslagen op de servers van de host, is deze minder kwetsbaar voor cyberaanvallen.
Enterprise Records Management Software
Grote organisaties kiezen meestal voor enterprise records management software. Deze programma's hebben geavanceerde mogelijkheden en kunnen grote hoeveelheden gegevens opslaan, ordenen en verwerken. Met een Enterprise RMS-systeem kunt u gemakkelijker fysieke en digitale records beheren, de status en locatie van elk bestand volgen en uw gegevens van verouderde systemen overbrengen naar de nieuwste software.
Voor de beste resultaten kiest u een programma met veilige gebruikerstoegangscontroles, realtime gegevensindexering en verwijderingsbeheermechanismen. Met een RMS-systeem van een betrouwbare onderneming kunt u records in de wacht zetten, full-text zoekopdrachten uitvoeren en fysieke en digitale records in elk willekeurig formaat vanuit elke bron importeren. Deze functies kunnen uw bedrijfsactiviteiten stroomlijnen en leiden tot betere besluitvorming.
Dit soort records managementsoftware kan verder worden onderverdeeld in verschillende andere categorieën. Contentbeheersystemen, documentbeheersystemen en digitale beeldvormingssystemen zijn er slechts enkele om op te noemen. Welke u kiest, hangt af van de behoeften en het budget van uw bedrijf.
